Comment calculer le remboursement des frais de déplacement

Vous voyagez pour le travail ? Découvrez comment maximiser vos remboursements de frais de déplacement et ce que votre employeur doit vous offrir.

Quels frais de déplacement sont remboursables ?

Sont prises en charge les dépenses engagées par un salarié lors de déplacements professionnels effectués hors du lieu de travail habituel. Il faut rester attentif au moyen de transport utilisé, car selon ce paramètre, les planchers d’indemnisation peuvent varier.

Les frais de transport

Les frais de déplacement sont l'ensemble des dépenses engagées par un salarié lors de déplacements professionnels effectués hors du lieu de travail habituel.

Nul besoin de partir plusieurs jours en voyage d'affaires pour prétendre à un remboursement. Un simple déplacement à l'autre bout de la ville via les transports publics pour un rendez-vous professionnel suffit pour solliciter le remboursement des frais engagés.

Même le trajet effectué pour une réunion au siège de l'entreprise dans le cadre d'une journée de télétravail ouvre droit à une indemnisation.

Pour bien comprendre les modalités de remboursement, il convient de distinguer les frais de déplacement des indemnités kilométriques.

Les indemnités et barème kilométriques

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre à un rendez-vous professionnel, il se fait rembourser ses frais selon un barème forfaitaire établi chaque année par l’administration fiscale, qui prend en compte :

• Les frais de carburant ;

• L’assurance ;

• L’entretien ;

• Les frais de stationnement ;

• La dépréciation du véhicule.

Pour être intégralement remboursé, le collaborateur devra en plus fournir les justificatifs de ses péages et de ses parkings.

Chaque, année, les indemnisations réglementaires sont ajustées par les pouvoirs publics pour refléter les coûts moyens des déplacements.

Pour les véhicules auxquels ce barème s’applique, on peut se fier à la grille d’indemnisation de l’URSSAF, qui s’applique aux véhicules de moins de 7CV.

Remboursement des frais de déplacement

Les frais de déplacement font partie des frais professionnels qui, s’ils sont remboursés aux frais réels, sont d’abord avancés par le collaborateur. Celui-ci fournit ensuite les justificatifs des dépenses engagées pour être remboursé.

Petits déplacements

Les petits déplacements temporaires n’empêchent pas, par définition, le salarié de regagner son domicile durant la journée. L’ordre de mission ou le contrat doit également justifier du déplacement, afin d’assurer le suivi des indemnisations et les déclarations auprès de la Sécurité sociale.

Ils peuvent toutefois occasionner des frais de repas. Dans le cas où l’employeur décide d’octroyer un montant forfaitaire plutôt que de rembourser aux frais réels, celui-ci est plafonné :

• 19,40 € pour les repas au restaurant ;

• 9,50 € hors restaurant (si d’autres options existent).

Grands déplacements

Ils sont définis par l’impossibilité du salarié à regagner son domicile. C’est-à-dire quand il est au moins à 50 kilomètres de son domicile ou à plus de 1 h 30 de trajet en transport en commun.

La prise en charge des déplacements professionnels

Pour tous les professionnels ayant des déplacements récurrents, la réactivité des services financiers donne parfois du grain à moudre. Personne n’aime avancer de frais et les services financiers n’apprécient guère de recevoir des notes sans renseignements ultérieurs.

Nous avons l’ambition de résoudre cela.

Frais de repas

Comme indiqué plus haut, les réglementations en France plafonnent le remboursement des frais de repas à 9,50 €. Il s’agit ici des repas du quotidien lors des déplacements courts.

La pratique la plus courante est de proposer aux salariés des tickets restaurant ou des cartes spéciales pour les frais de repas.

Frais de déplacements courts

Le remboursement des frais de transport pour les déplacements courts correspond à des déplacements dans un rayon de moins de 50 kilomètres autour du lieu de travail habituel du salarié. On ne compte pas ici les trajets domicile-travail.

Frais de déplacements longs

L'indemnité de grand déplacement est spécialement conçue pour couvrir les frais liés à ces types de voyages plus longs.

Elle peut inclure, en plus des repas et de l'hébergement, des dépenses supplémentaires comme les transports locaux et même certaines dépenses de loisirs qui seraient engagées pendant le séjour professionnel.

Il est important de noter que les montants et plafonds de ces indemnités peuvent être réévalués chaque année civilepour tenir compte de l'inflation ou de changements réglementaires.

Lors d’un déplacement long, les montants d’indemnité forfaitaire sont définis par le type de dépenses engagées par le salarié et la durée du séjour.

Les plafonds de remboursement de frais de bouche :

• 18,40 € pour les repas pour les trois premiers mois

• 15,60 € entre trois mois et deux ans et de 12,90 € entre deux et six ans.

Les frais d’hébergement vont eux de 87,50 € par nuitée jusqu’à 111 € / nuitée. Ces indemnisations varient en fonction du lieu du déplacement.

Le plancher de montant des indemnités sera plus élevé dans les régions où l’hébergement est plus cher.

Dans ce contexte, la gestion des indemnités de grand déplacement peut devenir un enjeu majeur pour la direction financière, notamment en ce qui concerne la budgétisation et le suivi des frais liés à ces déplacements sur l'année civile.

Déplacements en outre-mer et à l’international

Lors d’un déplacement dans les DOM ou à l’étranger, on pourra compter sur un plancher d’indemnisation allant de 87,50 €/jour à 111€/jour.

Pour tous les pays qui ne sont pas nommément cités par l’administration, vous pourrez vous référer aux indemnisations des personnels de la fonction publique.

Gérer les frais de déplacement : le secret des DAF d’élite

Chez Spendesk, notre métier est d’imaginer ce à quoi ressemble la gestion des dépenses de demain, à savoir, une relation basée sur la confiance, entre l’équipe financière et tous les autres salariés de l’entreprise.

Responsabiliser sur le terrain...

Cette base de confiance ne correspond pas seulement à une évolution de process, mais à un changement de culture. Plus question de compter chaque euro si les budgets se gèrent d’eux-mêmes.

Pour donner à vos salariés l’autonomie nécessaire pour gérer leurs dépenses du quotidien, Spendesk vous propose des cartes virtuelles et physiques contrôlées directement depuis la plateforme navigateur ou l’application mobile.

Les budgets sont gérés en temps réel, par centre de coût et synchronisé avec vos logiciels de gestion.

En mettant dans les mains de tous les salariés une carte Spendesk virtuelle, physique, prépayée ou avec de simples plafonds, tout le monde devient responsable de chaque euro dépensé par l’entreprise.

Fini les fonds de caisse, finis les cartes bancaires échangées au gré des dépenses, centime par centime, toute sortie financière est tracée et assignée à une fonction.

Cela représente donc un gain de temps et un gain d’argent pour toute l’organisation.

...Pour construire une gestion des dépenses moderne

Pour les directions financières modernes, la récolte des justificatifs peut s’avérer être une corvée sans fin. Entre les pertes, les informations qui ne concordent pas et les employés parfois étourdis, le suivi des dépenses a tout d’un chemin de croix.

Pour l’entreprise, si le nombre de notes de frais est conséquent, cela occasionne un travail important pour le service comptable.

Travail sans grande valeur ajoutée et souvent fastidieuse, pour récupérer les justificatifs auprès des collaborateurs, voire directement auprès des établissements si la facture a été égarée.

Ce temps passé revient en moyenne à 27 € par traitement de note de frais pour l’entreprise.

Il existe pourtant des solutions bien plus efficaces, telles les cartes bancaires prépayées proposées par Spendesk !