Comment se faire rembourser ses notes de frais kilométriques ?

Camille utilise régulièrement sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. Héloïse préfère conduire son deux-roues. Et Pierre part en rendez-vous à vélo. Tout cela engendre des frais professionnels précis qui répondent à un barème kilométrique de remboursement.

Le point commun entre nos trois personnages ? Ils peuvent tous bénéficier du remboursement des notes de frais kilométriques par leur employeur !

Les indemnités kilométriques couvrent les frais d’usage d’un véhicule personnel lorsqu'il est utilisé à des fins professionnelles. En tant qu’employeur, vous devez rembourser votre collaborateur selon un barème des frais kilométriques définis par l’administration fiscale (URSAFF).

Vous êtes prêts à devenir incollable sur le remboursement des frais kilométriques ? Alors en voiture Simone !

Quelles conditions de remboursement

Les frais kilométriques sont régulés par un barème fiscal fixé par l’URSSAF. La grille de déduction forfaitaire fait ainsi office de cadre pour la prise en charge des frais kilométrique.

Qui peut recevoir des remboursements kilométriques ?

Peu importe le statut et l'ancienneté dans l’entreprise, il est toujours possible d’obtenir un remboursement des frais kilométriques par l'employeur. Ces indemnités peuvent être versées à toute personne travaillant dans l’entreprise, dirigeant.e compris.

Quels frais sont couverts ?

Les indemnités kilométriques couvrent les frais relatifs à l’utilisation de son véhicule personnel lors de déplacements professionnels.

En règle générale, ces frais prennent en compte l’usure générale d’un véhicule utilisé à titre professionnel, soit :

• Les frais liés au nettoyage

• Achat de nouveaux pneus

• Frais de réparation

• Assurance annuelle du véhicule

• Frais de carburant

• Frais de péage

Néanmoins, certains frais de déplacement comme le péage et le parking ne sont pas couverts pas les indemnités kilométriques. Ils doivent faire l'objet d'une note de frais séparée, effectuée dans le cadre d'un déplacement professionnel.

Ces frais sont ensuite déduits du revenu imposable du collaborateur ou de l’entrepreneur concerné. Cela signifie que l’impôt sur le revenu est directement impacté par le montant des frais kilométriques déclarés. Il convient donc de se fier au nouveau barème kilométrique 2024.

Dans quel cas le remboursement des frais de transport est-il possible ?

Les remboursements de frais kilométriques ne couvrent que les déplacements professionnels au départ de l’entreprise. Le trajet domicile-entreprise n’est donc pas pris en compte.

Il existe néanmoins un cas particulier, si le demandeur peut justifier de la nécessité de se servir de son véhicule pour se rendre sur son lieu de travail. C’est notamment le cas en zone rurale où les transports en commun sont peu développés.

Comment bénéficier des remboursements kilométriques ?

Pour pouvoir se faire rembourser, il faut être capable de présenter un justificatif de frais concernant l’utilisation du véhicule comprenant :

• L’objet du déplacement

• La date

• La distance en kilomètres

• La puissance fiscale du véhicule

Pour vous faire gagner du temps, nous vous avons préparé un modèle Excel de remboursement des frais kilométriques qui fonctionne aussi comme simulateur, vous permettant de calculer automatiquement le montant dû !

Bon à savoir pour votre prochaine note de frais kilométrique

Il faut aussi rappeler que les indemnités kilométriques ne s'appliquent pas :

• Si vous bénéficiez d'un véhicule de fonction.

• Pour les trajets domicile-travail (sauf exceptions présentées plus haut).

À noter : la personne demandant les indemnités doit être le propriétaire du véhicule figurant sur la carte grise.

Notez également que les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables ! Un collaborateur qui fait du co-voiturage avec un collègue de la même entreprise ne peut pas obtenir des indemnités kilométriques (puisqu'il n'utilise pas son propre véhicule).

Bon à savoir, les véhicules électriques sont sujet à une majoration de 20% sur les indemnités qui sont accordées à leur propriétaire.

Depuis 2020, jusqu’à 800 € de frais de transports peuvent être versés par l’employeur à un salarié dans le cadre du Forfait Mobilités Douces (FMD). Le montant versé est ainsi exonéré de toutes cotisations sociales.

Le calcul du montant des remboursements

Pour calculer le montant des indemnités kilométriques, référez-vous à un barème établi chaque année par l’administration fiscale. Ce barème définit la somme des indemnités à verser en fonction du nombre de chevaux fiscaux du véhicule, de son type et du nombre de kilomètres qui ont été parcourus.

Envie de calculer plus simplement vos frais réels ? Téléchargez gratuitement notre modèle Excel de remboursement des frais kilométriques. Très simple à utiliser, choisissez votre type de véhicule, distance parcourue et découvrez le montant de vos indemnités kilométriques.

Moyens de transport alternatifs

Afin de mettre en avant des démarches plus écologiques, le gouvernement étend le remboursement des frais kilométriques par l'employeur à d’autres moyens de transport.

L’heure est venue de penser à valoriser les nouveaux transports dans votre activité professionnelle.

À vélo

Depuis 2016 et jusqu’à un décret du 9 mai 2020, il existait une indemnité kilométrique vélo (IKV) pour les salariés qui utilisaient leur vélo afin de réaliser le trajet domicile-travail (remboursement de 0,25€ par kilomètre parcouru).

Elle a été depuis remplacée par un forfait mobilité durable (non obligatoire pour l’entreprise).

Plafonné à 500€ par an et par salarié, ce forfait prend en charge les frais de trajets des salariés lorsqu'ils utilisent un moyen de transport alternatif comme le vélo (y compris le vélomoteur), le covoiturage, les services de mobilité partagée, ou les transports publics.

En covoiturage

À l’heure actuelle, on ne peut pas vraiment parler de remboursement de frais kilométriques systématique en cas de covoiturage. Mais les choses avancent à grands pas !

Le covoiturage est un principe de partage de véhicule qui a pris de l’ampleur au cours des dernières années. Plus écologique, ce mode de transport a aussi l’avantage d’être plus sociable et plus économique.

Depuis janvier 2018, selon la Loi de Transition écologique, les entreprises de plus de 100 salariés situées en zone urbaine ont l’obligation d’encourager les transports alternatifs en mettant en place des plans de mobilités.

La gestion des frais kilométriques peut s'avérer fastidieuse et représente souvent une tâche administrative chronophage.

Les collaborateurs et l'équipe finance perdent un temps considérable à soumettre et traiter leurs notes de frais.

Fort heureusement, il est désormais possible de passer à la vitesse supérieure avec des outils modernes.