L'ère du remboursement des frais professionnels est révolue !

La gestion des notes de frais est encore aujourd'hui un vrai problème dans les entreprises. Erreurs, fraude, perte de temps et de productivité... Il existe pourtant des outils qui permettent de définitivement tirer un trait sur les notes de frais !

Les frais professionnels sont, après les salaires, le poste de dépenses le plus important des entreprises.

Pourtant, le traitement et le remboursement des frais professionnels restent encore un point épineux dans la plupart des services administratifs et financiers.

Les entreprises, pour limiter les frais professionnels, ont en effet tendance à se focaliser sur le coût direct des achats (prix d'un billet d'avion, d'un repas ou d'une chambre d'hôtel) et à tenter de le réduire au maximum.

Or, selon une étude de HRS et la Fondation GBTA publiée en 2015, elles feraient mieux de se concentrer sur leurs processus de remboursement des frais professionnels.

Il apparaît en effet qu'en moyenne, une note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement nécessite un temps de traitement de 20 minutes.

Traitement qui, une fois sur cinq, fait apparaître des erreurs et requiert environ 18 minutes supplémentaires de traitement.

Ce temps de traitement représente un coût caché indirect de 53€ par note de frais pour le traitement initial et de 48€ pour la correction de l'erreur.

Rapporté au nombre de notes de frais traitées chaque année, les directions administratives et financières auraient donc un intérêt financier majeur à modifier et à moderniser leur système de remboursement des frais professionnels.

Les questions à se poser pour moderniser votre remboursement des frais professionnels

Inutile de changer pour changer. Avant de révolutionner la gestion des frais professionnels de votre entreprise, il est tout d'abord important de se poser les bonnes questions.

Quel est l'objectif principal de l'évolution envisagée ?

S'agit-il de répondre à un mécontentement généralisé de la procédure actuelle ? Est-ce une demande de la comptabilité d'avoir plus de contrôle sur les dépenses engagées avec les cartes de crédit de la société ? S'agit-il de répondre à un besoin de flexibilité des équipes opérationnelles pour faire face à des dépenses soudaines et récurrentes ? Est-ce une volonté de la direction d'éviter aux salariés d'avoir à avancer les frais ?

Ces questions préliminaires sont primordiales pour bien évaluer vos besoins.

Comment mesurer le succès du changement ?

Une fois l'objectif principal fixé, il faut pouvoir évaluer les avancées en la matière. Pour cela, il faut réussir à quantifier les avancements que vous désirez obtenir. Est-ce de ne plus avoir de dépenses injustifiées avant la fin de l'exercice ? Réussir à faire baisser de 20% le poste transports ? Récupérer 95% des justificatifs de dépense du mois précédent en deux jours ?

Plus l'objectif à atteindre sera tangible et précis, plus vous aurez de facilité à définir les outils dont vous aurez besoin pour les atteindre.

Comment mettre en place de nouveaux modes opératoires ?

Pour éviter les dépenses injustifiées, il faudrait que les salariés aient un moyen de ne pas les égarer (33% des fraudes aux notes de frais concernent d'anciennes dépenses que le collaborateur ne s'est pas fait rembourser à temps).

Il faudra sans doute pour cela adopter une solution de digitalisation des justificatifs, et recourir aux scans ou photographies des justificatifs.

Une évolution qui pourra sans doute également vous aider à récupérer 95% de ces justificatifs en un temps record par exemple.

S'il s'agit de faire baisser le budget transport, un système de gestion d'achat des billets de train ou d'avion pour éviter d'acheter à la dernière minute peut être fort utile.

Qu'il s'agisse de suppression d'avances de frais, de validation des dépenses en amont, du suivi des paiements en temps réel ou de la récupération automatique des factures, il existe aujourd'hui des solutions à toutes ces problématiques.

Faire évoluer les mentalités sur la gestion des frais

La gestion des frais professionnels est entrée dans une nouvelle ère. La traditionnelle feuille Excel à laquelle on agrafe ses reçus laisse désormais place à des outils d'une efficacité bien plus probante.

On passe progressivement d'un système très chronophage où le salarié avance les frais et la DAF ne peut contrôler (et rembourser) les dépenses qu'a posteriori, à un système plus efficace.

Aujourd'hui, les entreprises commencent à adopter massivement la digitalisation des notes de frais, en scannant/photographiant la facture ou le reçu et en facilitant l'envoi de notes de frais depuis son smartphone.

Aux États-Unis, la digitalisation atteint à ce jour plus de 60% des factures émises pour frais. Mais là encore, le contrôle se fait a posteriori et la fraude est toujours possible.

Désormais, il est possible de fournir à ses salariés des cartes de paiement virtuelles pour les paiements en ligne, et des cartes prépayées et plafonnées pour les frais de déplacement.

Ces cartes sont connectées à un outil de gestion des dépenses en mode SaaS. Le DAF et son équipe peuvent :

• Suivre les dépenses en temps réel.

• Valider en amont les budgets et dépenses de chacun.

Les dépenses sont immédiatement transmises au logiciel de comptabilité et sont ventilées de manière à obtenir un reporting instantané de leur évolution sur un poste donné.

Les procédures traditionnelles de gestion des notes de frais ont fait naître un certain nombre d'aberrations.

D'un côté, du fait de processus trop contraignants, les salariés français renoncent chaque année à plus de 600 millions d'euros au remboursement des frais professionnels engagés pour leur entreprise.

De l'autre, la fraude aux notes de frais représente près de 700€ par salarié et par an !

Il est grand temps de faire évoluer les mentalités et d'adopter les outils qui puissent aider employeurs et employés à retrouver une confiance mutuelle, exempte de justificatifs.