Reporting financier : savoir en faire un outil puissant

Tableaux de bord, indicateurs, écarts entre budget et réalisé, etc., ces éléments font partie de votre quotidien de toutes les directions financières et du DAF. Mais avez-vous l’assurance de disposer d’un reporting financier efficace et pertinent ?

Commençons par comprendre en quoi cela consiste, quels sont les objectifs poursuivis ainsi que les outils à utiliser. Passons ensuite en revue les astuces qui vous permettent d’en faire un levier puissant pour le pilotage de vos entreprises.

1- Reporting financier : définition, objectifs et outils

Le reporting financier concerne toutes les sociétés, voire chaque business unit ou service. Même s’il s’adapte à chaque organisation et activité, il poursuit des buts communs et utilise des outils de collecte, d’élaboration et de diffusion propres.

1.1 - Qu’est-ce que le reporting financier d’une entreprise ?

Ce dispositif complet consiste en la production et la diffusion de chaque tableau de bord synthétique afin de suivre la réalisation des objectifs par activité. Même s’il comporte le mot financier, ce type de reporting a une portée plus large que la seule information issue de la comptabilité.

Les KPI (Key Performance Indicators) des services opérationnels côtoient les données comptables pures. Par exemple, l’administration des ventes s’intéresse au nombre d’avoirs émis aux clients ainsi qu’au taux de commandes annulées tout comme au coût de fonctionnement de son service.

1.2 - À quoi servent les reportings en gestion financière ?

Chaque tableau de bord poursuit plusieurs objectifs, tant pour le pilotage interne de la société que pour la communication externe avec les investisseurs ou les banques.

1.2.1 - Aider à la prise de décision stratégique et opérationnelle

Les dirigeants d’entreprise doivent disposer de données synthétiques fiables, compréhensibles et pertinentes pour apprécier périodiquement la marche de l’entreprise. Le reporting financier vise cet objectif d’information et d’analyse. Il aide à la réflexion et à la prise de décision. Plus les tableaux de bord sont pensés et conçus dans ce but, plus ils remplissent leur rôle correctement. Le reporting financier se décline aussi par service et par business unit afin de permettre à chaque manager de piloter au plus près son équipe et son activité.

1.2.2 - Communiquer sur la situation financière périodique de l’entreprise

C’est aussi un moyen pratique et normé pour communiquer des informations financières périodiques, à la fois aux associés, aux dirigeants et aux managers. Le fait de disposer de données régulières standardisées et compréhensibles aide à la cohésion et à la motivation des équipes. La data est alors unique, validée et acceptée de tous. Pour les entreprises ou start-ups qui réalisent des levées de fonds, le reporting financier constitue une solution pour rendre des comptes aux investisseurs sous une forme prédéfinie.

1.2.3 - Animer le processus budgétaire de chaque business unit

Le reporting financier a aussi pour but de contrôler l’atteinte des objectifs définis dans le cadre du processus budgétaire. La gestion du budget consiste bien à s’en servir l’année suivant son établissement et non pas à le laisser dans un tiroir.

Avec les indicateurs retenus, sous forme de tableaux ou de graphiques, vous mesurez périodiquement le chemin parcouru depuis le début de l’exercice. Vous facilitez l’analyse des écarts avec le budget. Par exemple, mentionnez le taux de réalisation des ventes en donnant le pourcentage dans un cercle dont la couleur verte ou rouge indique l’avance ou le retard sur l’objectif.

1.3 - Quels sont les outils de reporting financier ?

Ne vous lancez pas dans la conception de tableaux de bord multiples sans réfléchir à la manière de les automatiser, les mettre à jour puis de les diffuser. Par ailleurs, même avec les plus beaux outils, les données sources fiables et exploitables constituent le nerf de la guerre.

1.3.1 - Les bases de données source

Chaque tableau de bord d’un reporting financier peut piocher dans plusieurs sources d’information afin de calculer ratios et indicateurs clés. Cette donnée de base est essentielle. Sa fiabilité et son accessibilité sont indispensables à l’établissement de suivis financiers et opérationnels pertinents. Les éléments semblent complexes à exploiter ? Cherchez des solutions informatiques pour y parvenir et abandonnez l’idée de traiter la data manuellement. Vous risqueriez de vous épuiser sur la longueur, sans compter les erreurs potentielles.

1.3.2 - Les outils décisionnels ou de BI (business intelligence)

Le simple tableur Excel peut convenir pour les analyses en TPE. La PME de bonne taille qui présente une pluralité d’activités et de services doit en revanche penser aux outils décisionnels ou de business intelligence (BI). Manipuler la data en artisan devient périlleux et laborieux quand le volume de données augmente sensiblement. Le marché regorge d’applications ad hoc et de nombreux logiciels métiers proposent aussi un reporting intégré, comme chez Spendesk.

Voici un panorama rapide des principales solutions décisionnelles actuelles :

• Tableau, une plateforme pour le BI et l’analytique ;

• Business Object qui s’appelle BI4 depuis le rachat par SAP ;

• Qlick avec les outils Qlick View et Qlick Sense ;

• Cognos BI d’IBM ;

• Power BI de Microsoft, avec la version gratuite pratique pour les PME et TPE ;

• Oracle Hyperion Financial Management, une solution de consolidation et de reporting.

2 - Comment faire du reporting financier un outil pertinent et opérationnel ?

Mettre en place des rapports périodiques et les faire vivre exige du temps et des ressources. Afin de vous investir dans une telle entreprise avec succès, voici quelques conseils de bon sens. Vous disposerez alors d’un levier puissant au service du management de la société ou de la BU.

2.1 - Reporting financier efficace : le choix d’indicateurs clés (KPI)

C’est la base d’un bon reporting financier. Ne laissez jamais votre contrôleur de gestion seul devant la conception des tableaux de bord opérationnels. Apporteur d’idées certes, il ne sera toutefois pas l’utilisateur final des ratios. Il doit impérativement associer ses clients, les managers donc, au choix des indicateurs clés.

2.1.1 - Coller à l’exploitation et aux différents services opérationnels et fonctionnels

Les tableaux de bord ne comprennent pas uniquement des informations issues de la comptabilité. Dans une grande PME, l’idéal consiste à décliner le reporting financier en sous-reportings, à côté de données macros sur la performance globale.

Prenons un exemple. Un service RH suit ainsi le turnover, le taux de réalisation des recrutements par rapport à l’objectif, le niveau des entretiens annuels effectués, l’absentéisme, les accidents du travail, etc.

2.1.2 - Associer les utilisateurs à la définition des indicateurs et ratios

Un bon indicateur dans un reporting financier correspond à un ratio qui parle aux managers ainsi qu’à la direction. Il doit répondre à un besoin concret de pilotage de l’activité, des ventes, de la trésorerie, de l’emploi, des coûts, etc. Tout responsable sur le terrain connaît les facteurs essentiels qui influent sur son business et sa performance. En général, ces indicateurs sont issus des objectifs définis au budget conjointement avec la direction générale.

Le contrôleur de gestion apporte la méthodologie. Il aide à choisir les KPI et il analyse comment mettre en œuvre leur calcul. En cas de données inexistantes ou peu fiables, il doit refuser le ratio proposé par le manager. L’équipe finance garantit en effet la disponibilité et la justesse du reporting financier.

2.2 - L’automatisation des tableaux de bord financiers : fiabilité et rapidité

Pour avoir du succès avec son reporting, l’équipe finance de la DAF doit faire preuve de réactivité et de crédibilité. Afin de diffuser vite des données justes, elle se fait aider par les outils informatiques et vérifie les informations de base.

2.2.1 - Fiabiliser les données de base : rôle du contrôle de gestion

Le rôle d’un CFO consiste bien à communiquer des données pertinentes et fiables. Le contrôle de gestion y contribue en vérifiant la justesse des données de base. Vous pouvez utiliser un outil décisionnel, mais avec une information erronée, le reporting financier ne sert à rien. Dans tout projet du type BI, n’oubliez pas de sécuriser la data.

L’entreprise bouge. Entre fusions, acquisitions, création ou suppression de produits et de services, l’organisation de la data doit s’adapter. Le contrôleur de gestion surveille et intervient si nécessaire pour cadrer cette information de base. Il ajuste le calcul du reporting financier en conséquence.

2.2.2 - La Business Intelligence au service d’une mise à jour rapide et fiable

Si vous diffusez le reporting financier 15 jours après la clôture mensuelle comptable, autant dire que les données et ratios commencent à dater. C’est clairement le risque de désintéresser les acteurs de l’entreprise.

Les outils du type BI (business intelligence) doivent mettre à jour rapidement chaque KPI ou ratio clé. Pensez aussi à raccourcir le délai d’arrêté des comptes. Pour les sociétés avec des indicateurs hebdomadaires, la simplicité s’impose. L’objectif consiste alors à communiquer le tableau de bord chaque lundi soir voire mardi matin.

2.2.3 - Les outils de reporting proposés par Spendesk

Chez Spendesk, nous accompagnons les entreprises dans la gestion de leurs achats et notes de frais. De l’engagement de la dépense à son paiement, en passant par le contrôle de la facture ainsi que le suivi budgétaire, nous proposons un service complet en ligne. Sur notre plateforme, vous disposez aussi d’outils de reportings. Vous suivez alors en temps réel et en un clic, grâce à nos rapports, toutes les dépenses pour chaque équipe ou centre de coût par exemple.

2.3 - Comment rendre le reporting attrayant avec la data visualisation

Le visuel prime. Les équipes finance jonglent avec les chiffres, tableaux et graphiques toute la journée, pas les dirigeants et managers. Pensez à concevoir un reporting financier resserré sur l’essentiel et qui accroche le regard. Marketez-le !

Le temps de l’encadrement de direction est compté. Facilitez-leur la tâche en insistant sur les meilleurs KPI avec des codes couleurs ou des flèches qui indiquent leur évolution dans le temps. C’est tout le rôle de la data visualisation.

2.4 - Une diffusion pertinente du reporting financier

Vos indicateurs clés et tableaux de bord sont définis, fiabilisés et rapides à actualiser ? Si vous vous demandez comment faire de votre reporting un dispositif puissant, n’omettez pas ensuite les aspects périodicité et diffusion.

2.4.1 - Bien choisir la périodicité des indicateurs financiers

Pour les informations purement comptables, il vous faut généralement attendre la fin du mois. Pour autant, des données comme la facturation, le volume de commandes, la production industrielle, etc. émanent des applications métiers. Selon l’activité, le reporting financier hebdomadaire présente ou non de la pertinence.

2.4.2 - Rendre le reporting accessible aux bonnes personnes

Dans toute organisation, le DAF doit aussi s’attacher à définir les niveaux du reporting financier accessibles :

• aux actionnaires et à la direction générale ;

• au CODIR ou COMEX ;

• aux managers des services ;

• et enfin à tous les salariés.

La confidentialité se gère également en matière d’indicateurs afin d’éviter les impairs. En fonction des enjeux, des besoins et du niveau de formation du lecteur, l’accès au reporting s’organise.

2.4.3 - Une idée : le concept d’Obeya room pour publier les indicateurs financiers

Très loin de l’envoi programmé de tableaux de bord ou de liens pour accéder à leur mise à jour, le concept d’Obeya room trouve son origine au Japon. Il s’agit d’une « grande salle » dans laquelle se réunit une équipe afin de piloter un projet ou débriefer sur l’activité du service par exemple. Les KPI et le suivi de la performance s’affichent sur les murs de la pièce.

Voici une manière originale d’animer le reporting dans vos entreprises. Avec un tel lieu d’échange, vous impliquez davantage les managers et les équipes. Ce mode de gestion des indicateurs exige toutefois de bien travailler la confidentialité. Par exemple, ne disposez pas sur le mur les objectifs financiers détaillés, mais plutôt leur niveau de réalisation en %.

Un reporting financier efficient contribue à la performance de l’entreprise

Ne sous-estimez pas la force de ce type d’outils. Le reporting financier et opérationnel contribue à détecter les points d’amélioration. Il mesure l’avancement dans la réalisation des objectifs. La plateforme de Spendesk offre de nombreux services comme le reporting intégré de toutes vos dépenses. Contactez-nous pour découvrir comment ça marche !