Comment mettre en place un rolling forecast pour son entreprise ?

La crise de la Covid-19 l’a bien démontré : en période de crise financière et de marchés instables et imprévisibles, les traditionnels exercices de prévision, du business-plan des petites structures aux processus budgétaires des plus grandes organisations, sont devenus difficiles.

Les équipes Finance recherchent aujourd’hui des méthodes de comptabilité et de gestion qui permettent de prendre en compte les écarts financiers de manière plus agile, plus dynamique, pour créer des budgets adéquats, sans surprise.

Avez-vous entendu parler de la pratique du rolling forecast ? Il s’agit d’une démarche de contrôle de gestion opérationnel qui peut vous aider à améliorer vos prévisionnels budgétaires, et accompagner le pilotage de la performance de votre entreprise.

Découvrez dans cet article la manière dont le rolling forecast fonctionne, et les clés de succès pour le mettre en place dans votre entreprise.

Qu’est-ce que le rolling forecast ?

On peut traduire le terme de “rolling forecast” par “révisé permanent”. Il s’agit d’un plan prévisionnel glissant sur une période donnée : lorsque vous faites un rolling forecast, la durée couverte par votre plan prévisionnel reste la même, mais se fait sur des périodes glissantes sur l’année.

Cet process de management séduit de plus en plus d’entreprises, pour remplacer la pratique du traditionnel budget prévisionnel fixe. L’idée ? Adapter de manière continue les prévisions et les budgets de l’entreprise, en fonction de ses résultats réels.

Pourquoi mettre en place un rolling forecast dans son entreprise ?

La pratique du rolling forecast prend de plus en plus d’ampleur dans les services Finance des entreprises… et pour cause ! Cette méthode peut s’avérer très utile pour les directions financières et comptables de votre organisation.

Pour déterminer des budgets réalistes pour chaque pôle

Vous le savez bien : bien souvent, notamment dans les grandes organisations, la définition des prévisions budgétaires sur la période à venir peut prendre plusieurs mois. Or, combien de fois est-ce arrivé qu’une fois ce budget soit validé, la réalité de l’organisation ait changé du tout au tout ?

C’est là qu’un rolling forecast peut s’avérer intéressant : il permet de remettre en question les budgets prévus, grâce à des reportings financiers plus réguliers, et d’ainsi ajuster les besoins de chacun.

Votre business model est basé sur un environnement instable, avec des matières premières volatiles, des entrées d’argent incertaines, ou encore un secteur d’activité encore instable ? Le rolling forecast vous aidera à garder un suivi budgétaire réaliste.

Pour garder une vision précise de l’état de la performance financière de l’entreprise

Le rolling forecast prenant en compte en continu les résultats et le potentiel réel de votre entreprise, il permet aux contrôleurs de gestion et autres acteurs du pôle Finance d’obtenir une vision plus réaliste de vos budgets et de vos prévisions.

Vous savez ainsi précisément, et plus régulièrement, où en est réellement l’entreprise du point de vue l’atteinte de ses objectifs financiers, de ses besoins en trésorerie, ou encore de ses dépenses.

Un avantage non-négligeable si vous devez faire face à des investisseurs ou des actionnaires particulièrement friands d’analyse financière ! Vous pouvez en effet leur transmettre régulièrement une vision réaliste de la santé financière de votre organisation.

Pour faciliter la prise de décision financière

Qui dit meilleure vision de la réalité financière de l’entreprise, dit prise de décision facilitée, et surtout plus rationnelle. Grâce à un rolling forecast bien mené, vous attribuez les ressources financières aux bons endroits de l’entreprise : là où il y en a le plus besoin. Vous pouvez ainsi mener des actions correctives sur les prévisions budgétaires de la période, en prenant en compte une multitude de facteurs décisifs si nécessaire.

Quelles clés pour implémenter un rolling forecast efficace dans votre entreprise ?

Prêt à mettre en place cette démarche de suivi budgétaire fin, pour vous aider à prendre des décisions stratégiques plus malignes, et piloter vos finances au plus près de la réalité ? Voici 6 clés de succès pour votre rolling forecast.

Baser votre rolling forecast sur des facteurs financiers précis

L’objectif de votre rolling forecast étant de pouvoir faire des prévisions aussi pertinentes que possible, celui-ci doit être basé sur des facteurs et indicateurs financiers très précis. Prenez donc soin de le développer, non pas sur le résultat final que vous escomptez, mais sur les facteurs tangibles qui permettent d’arriver à ce résultat.

Prenez donc en compte dans votre rolling forecast, des facteurs tels que…

• La quantité de produits ou de services vendus

• Le prix des produits ou services en question

• Les réductions de coûts éventuels que vous prévoyez (en termes de ressources humaines, matérielles…)

• Le prix des matières premières sur lesquels vos produits sont conçus…

Bien réfléchir à la fréquence de mise à jour du rolling forecast

Il n’y a pas de format typique de rolling forecast : celui-ci doit s’adapter aux besoins et aux conditions d’exercice de votre entreprise. Si certaines organisations vont choisir de mettre en place un rolling forecast sur 12 mois, mis à jour tous les trimestres, d’autres autant un rolling forecast sur 24 mois, mis à jour tous les 6 mois.

Prenez soin de bien choisir la fréquence de mise à jour, et la durée, de votre propre prévisionnel glissant. Cette décision-phare dépend de deux facteurs :

• La sensibilité de votre entreprise à des facteurs externes, pouvant impacter vos finances. Plus votre organisation dépend de facteurs qui varient dans le temps (cours des matières premières, spéculation…), plus votre rolling forecast devra être mis à jour pour être un process de contrôle budgétaire fiable.

• Le cycle de vente de votre entreprise. C’est logique : plus le cycle de vente de votre organisation est long, plus vous devrez prévoir votre rolling forecast sur un temps long.

Gardez cependant en tête que, plus vous établirez votre rolling forecast sur une longue période, moins vos projections seront précises et réalistes. Trouvez donc un juste milieu, qui permette un contrôle interne fin et soit une véritable aide à la décision.

Ne pas mettre pour autant à sac vos objectifs financiers et opérationnels

Puisque vos prévisions sont glissantes, il peut être tentant de faire également évoluer vos objectifs (financiers et opérationnels) sur la période. Attention, il s’agit là d’une erreur !

Avec la mise en place d’un rolling forecast, il est en effet important de garder le même système d’objectifs qu’avec une budgétisation traditionnelle. Si les prévisions financières changent d’un mois ou d’une semaine sur l’autre, les objectifs doivent continuer d’être fixés comme auparavant (par mois, trimestre, ou année).

Il s’agit d’un élément crucial pour la motivation des équipes (notamment celles dont la rémunération variable est basée sur les objectifs), mais aussi pour éviter d’éparpiller vos efforts de développement commercial. En somme, votre gestion d’entreprise et de projet courante doit être décorrélée de de process de pilotage qu’est le rolling forecast.

Mettre en place un véritable projet de conduite du changement

Passer d’une logique budgétaire traditionnelle à la mise en place d’un rolling forecast change (parfois radicalement) les process d’une entreprise.

En effet, les managers et les équipes Finance des entreprises sont bien souvent habitués à fonctionner avec un budget prévisionnel annuel fixe, qui leur demande une implication ponctuelle chaque année. Or, un rolling forecast demande une implication plus régulière des décisionnaires de l’entreprise.

C’est pourquoi il vous faut mettre en place, si nécessaire avec l’aide du pôle RH, un véritable projet de conduite du changement. Ce changement de process n’est pas uniquement l’affaire de la direction financière, de votre contrôleur de gestion et de votre comptable !

Prenez le temps de communiquer sur les bénéfices du rolling forecast, à l’échelle de l’entreprise, mais également des différents pôles. Établissez également un calendrier précis, pour expliquer quand vous aurez besoin des résultats de chaque pôle.

Et, comme dans tout projet de conduite du changement, n’oubliez pas d’impliquer le management et la direction générale ! C’est là un élément clé pour faire adhérer l’ensemble de l’organisation à vos nouveaux modes de pilotage de la performance.

Analyser la pertinence du rolling forecast précédent en fin de période

Le fait d’analyser en fin de période la précision et la pertinence du prévisionnel de la période précédente est une clé de succès à ne pas négliger. En effet, un tel reporting analytique, comprenant une analyse des écarts fine, permet de mettre en lumière d’éventuels soucis de planification financière.

C’est grâce à ces reportings que vous pourrez améliorer en continu votre process de rolling forecast, en y ajoutant des facteurs financiers déterminants, ou en réajustant sa fréquence de mise à jour, par exemple.

Vous doter des bons outils de gestion financière et de pilotage

Votre système d’information et votre manière de centraliser les données financières de votre entreprise sont cruciales pour la réussite de votre rolling forecast.

En effet, si vous fonctionnez sur la base de multiples tableaux Excel, où sont renseignés chacun des budgets individuels de chaque pôle et leur suivi, qui doivent ensuite être implémentés à la main dans votre ERP… vous rendez la tâche plus difficile pour votre pôle Finance. Sans compter que vous aurez sans doute moins de facilité à implémenter ce nouveau mode de reporting aux managers, qui seront plus souvent sollicités pour ces tâches à faible valeur ajoutée !

Prenez plutôt soin de mettre en place des outils de reporting financier et des tableaux de bord dynamiques, mis à jour de manière collaborative par chacun des acteurs du rolling forecast.

Pour ce faire, veillez à ce que tous vos outils bénéficient de fonctionnalités qui vous permettent de centraliser les budgets et les dépenses des différents services. Ceux-ci doivent vous aider à avoir une vue globale plus réaliste de l’état financier de l’organisation, et donc de procéder à une véritable consolidation continue du rolling forecast.

Spendesk, la solution de gestion des dépenses en entreprise, vous donne accès à des reportings précis et actionnables, dans une interface intuitive. Vous suivez ainsi en temps réel les demandes d’achats, les transactions et les paiements de vos collaborateurs, et consolidez votre rolling forecast avec efficacité au quotidien. De quoi alimenter votre tableau de bord de manière simple, et améliorer vos prévisionnels glissants !