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La signature électronique est au cœur des innovations digitales et de la dématérialisation des services des entreprises. Certifiez plus rapidement vos documents en ligne grâce à notre top 5 des meilleurs outils en la matière !
Vous vous posez certainement beaucoup de questions sur la signature électronique. Soyez rassuré, vous n’êtes pas seul.e !
Il s’agit d’une pratique assez récente qui s’est vite répandue dans de nombreuses entreprises, sans toujours être parfaitement comprise ni maitrisée.
Pourtant, elle sert à authentifier et approuver officiellement des documents importants comme ceux liés au juridique et légal par exemple.
Voici toutes les clés pour comprendre son fonctionnement, son utilité, sa valeur légale ainsi que les solutions existantes pour la mettre en œuvre dans votre entreprise.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est à un document au format numérique ce que la signature manuscrite est à un document papier.
Concrètement, elle permet de signifier votre approbation, et vous engage à l’égard du document signé. Pour cela, il existe des logiciels appropriés utilisant une technique cryptographique spécifique. Vous pouvez signer tous les types de fichiers, tels que Word, PDF, jpeg ou XML par exemple.
La signature électronique a une véritable valeur légale, par conséquent elle vous engage. Elle est admise comme preuve en cas de litige ou de contrôle, dans la mesure où le document peut être conservé de manière à garantir sa sécurité et son intégrité.
Quels sont les différents avantages de la signature électronique ?
Vous pouvez conserver un document au format numérique uniquement, ce qui facilite la gestion des documents.
Vous pouvez échanger vos contrats directement par mail, et gagner du temps dans le temps de traitement.
Vous n'avez plus besoin d'un encombrant système d’archivage papier (seulement si vous pouvez assurer la sécurité des systèmes informatiques).
À quoi ressemble la signature numérique ?
Une signature électronique n’est pas votre signature apposée sur un document numérique. Il s’agit d’une suite de nombres associée à un fichier et à la personne à l’origine de la signature.
Certains logiciels authentifient les signatures électroniques au moment de l’ouverture des documents, pour davantage de sécurité.
Aussi, il est nécessaire d’apporter une date à votre document grâce à un outil d’horodatage électronique. Un jeton d’horodatage garantit l’existence d’un fichier à une date donnée et l’authenticité du document.
Comment puis-je mettre en place cette solution ?
Pour cela, vous devez posséder :
Le document que vous souhaitez signer ou faire signer.
Un certificat électronique permettant de certifier l’identité d’une personne. Il contient une clé privée permettant de signer le document. Pour l’obtenir, vous devez solliciter une immatriculation auprès de l’administration publique compétente.
Les 6 meilleurs logiciels de signature électronique
Yousign
Tiers de confiance et reconnue par les autorités européennes, Yousign réinvente l'expérience autour de la signature électronique. Validez, clôturez et signez tous vos contrats, vos baux et compromis ainsi que vos devis et offres commerciales plus rapidement. Dites adieu à la paperasse et faites passer vos accords à la vitesse supérieure avec un outil simple d'utilisation.
Universign
Universign est un outil permettant de signer vos documents en ligne, depuis votre ordinateur ou directement en présentiel si vous êtes en compagnie de vos clients, facilitant ainsi vos opérations d'engagement.
DocuSign
DocuSign est utilisé par plus de 200 millions de personnes à travers le monde, il s’agit d’un logiciel sécurisé et simple d’utilisation. Il s’intègre assez facilement dans l’architecture de votre système informatique sous Windows.
Dhimyotis
Dhimyotis est une société spécialisée dans la cyber-sécurité et la confiance numérique. L’entreprise possède une vaste gamme de certifications numériques et propose la simple signature électronique.
CertEurop
CertEurop propose des certificats numériques ainsi que des solutions pour signer électroniquement vos documents. Ils s’appuient sur Oodrive, expert en confiance numérique.
Signaturit
Conforme au Règlement européen eIDAS (UE) et de l'ESIGN Act (USA), Signaturit et un pure-player des signatures électroniques (simple, avancée et qualifiée) en SaaS. Cet outil propose une expérience de signature fluide et simple et une technologie de signature "biométrique".
Quelles sont les limites de la signature électronique ?
Attention : Dès lors qu’un document signé électroniquement est imprimé puis numérisé, la signature électronique perd toute valeur juridique car il est facile de la modifier avec un logiciel de retouche d’images.
La dématérialisation des procédures et l’abandon progressif des documents papiers, encombrants et difficiles à faire circuler, est déjà en marche dans de nombreuses entreprises.
La signature électronique fait indéniablement parti des enjeux digitaux auxquels les entreprises font face aujourd'hui. Elle permet d’obtenir un véritable gain de productivité, de répondre aux normes sécuritaires et de fluidifier de nombreux process. Amorcez le tournant de la dématérialisation en toute sérénité grâce à notre liste de 10 outils pour piloter son entreprise.
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Faustine Rohr-Lacoste
Faustine is Head of Community at Spendesk. She is in charge of CFO Connect, a community of modern finance leaders.
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