Spendesk : l'outil indispensable des comptables en télétravail

Ce n’est une surprise pour personne, 2022 aura été une année sacrément compliquée pour les entreprises. Et s’il y a bien une équipe qui a particulièrement dû s’adapter rapidement à la situation, c’est l’équipe administrative et financière.

Avec un retour à une normale "post-Covid", il a fallu réadapter ses processus à des formats de travail plus hybrides et mettre en place des circuits d'approbations plus clairs et plus fluides. Mais ça n’a pas été un problème pour Eva Tourki, comptable de Spendesk !

Elle nous raconte comment elle réussit à garder le même niveau de contrôle sur les dépenses de ses 250 collaborateurs, répartis dans 4 pays.

Le quotidien de la plupart des équipes financières est chaotique

La réalité de l’équipe finance aujourd’hui est malheureusement assez chaotique. Malgré toute notre bonne volonté, le travail du comptable et de l’équipe finance se résume bien souvent à :

• Courir après les employés pour récupérer leurs notes de frais, leurs justificatifs et leurs factures avant la fin du mois pour la clôture comptable.

• Courir après les managers pour obtenir la validation de l’ensemble des dépenses de leur équipe afin d’autoriser les paiements et prélèvements.

• Partir à la chasse aux informations et données pour pouvoir contextualiser l’ensemble des dépenses, s’assurer qu’on a un suivi précis des budgets et que la donnée est juste.

• Éviter les fraudes et erreurs humaines pour respecter les règles de l’administration fiscale. D’où l’importance d’un circuit d’approbation en amont de la dépense et d’un système de numérisation des justificatifs.

Pour répondre à ces problématiques, l’équipe comptable et financière organise son quotidien autour de 5 priorités :

1. Limiter les risques par la mise en place d’un circuit d’approbation et l’utilisation d’outils de détection de doublons par exemple.

2. Assurer la conformité des dépenses en établissant une politique de dépenses connue et respectée, puis en contrôlant l’exactitude et le suivi des données (validation des pièces).

3. Suivre et assurer le respect des budgets en utilisant une dimension analytique (ex : codes analytiques par projets ou équipes) pour une meilleure visibilité.

4. Avoir accès à des reportings actionnables afin de donner plus d’autonomie, mais aussi une vision d’ensemble des entrées & sorties de trésorerie, ainsi que du résultat de la société, à la Direction.

5. Dématérialiser le circuit d’achat en ajustant ses outils et processus à l’ère post-COVID. Il faut penser digitalisation de son quotidien mais aussi de celui de l’ensemble des collaborateurs pour le simplifier, surtout dans un contexte de télétravail.

Évidemment, un tel fonctionnement est problématique pour toute l’entreprise. La finance doit faire la police parce qu’elle n’a pas assez de contrôle et de visibilité, mais c’est loin d’être un rôle qu’elle apprécie avoir.

Heureusement, des solutions existent pour trouver le juste équilibre entre contrôle et autonomie !

Comment vraiment garder le contrôle sur les dépenses des collaborateurs

Qu’ils soient au bureau ou en télétravail, ce n’est pas facile de s’assurer que les salariés ne dépensent pas à tout va, sans pour autant les bloquer complètement dans leurs achats.

Fort heureusement il existe des moyens de donner aux collaborateurs plus d’autonomie dans leurs achats, tout en gardant le contrôle nécessaire du côté de l’équipe finance.

Mettre en place des processus d’autorisation et de suivi adaptés

Il est important de mettre en place les bons outils pour gérer chaque étape du processus de gestion des dépenses professionnelles. Et donc :

• Pour contrôler il faut une politique de dépenses claire et connue, définir des budgets en amont, avoir un moyen de valider des demandes et se protéger de la fraude.

• Pour payer il faut donner accès à des moyens de paiement modernes et sécurisés, un moyen facile et rapide de soumettre des factures, mais aussi avoir la possibilité de rembourser les notes de frais en quelques clics.

• Pour comptabiliser il faut un moyen facile de soumettre les reçus, de suivre l’historique de la transaction, de réconcilier et d’assigner des codes analytiques (pour analyser et prévoir).

En mettant en place de tels processus, cela va faire gagner énormément de temps (et donc d’argent) à votre équipe financière et à toute l’entreprise. Les données seront également bien plus précises et de qualité, ce qui permettra un meilleur accompagnement tout au long de la vie de l’entreprise.

Donner accès à des moyens de paiement modernes, simples et sécurisés

Une fois ces différents processus mis en place, il s’agit de donner accès à des moyens de paiement adaptés à chaque type de dépense des collaborateurs.

Pour ça nous utilisons évidemment notre solution, Spendesk, qui propose 5 moyens de paiement différents et tous autant sécurisés et connectés à la plateforme :

• Cartes virtuelles à usage unique pour les achats ponctuels en ligne.

• Cartes virtuelles récurrentes pour les abonnements à des outils en ligne.

• Carte de paiement physiques pour les dépenses sur le terrain.

• Notes de frais dématérialisées pour les autres situations.

• Dématérialisation des factures fournisseurs pour les services tiers.

Ainsi on évite la course de fin de mois pour récupérer l’ensemble des données dont je vous parlais dans la première partie. C’est beaucoup plus simple et je n’ai pas du tout à faire la police pour récupérer les justificatifs. Avec la centralisation des transactions je vois qui dépense quoi, pourquoi, en temps réel.

Retours d’expérience d'utilisateurs ravis

Depuis que j’ai rejoint Spendesk et donc que je l’utilise, je :

1. Débarrasse mon bureau du tas de factures à enregistrer et des montagnes de notes de frais.

2. Diminue les litiges avec les fournisseurs parce que je diminue par deux le temps de traitement des factures.

3. Gagne du temps dans la course aux dépenses par CB parce que je peux suivre en temps réel l’ensemble des achats, établir des limites, etc.

4. Divise par deux le temps de préparation de ma clôture mensuelle, ce qui me permet d’être plus focus sur les tâches importantes.

5. Réduit le nombre de notes de frais, les reçoit en temps réel (et non 6 mois plus tard…) et peut les traiter en quelques clics.

Avec Spendesk, Timothée :

1. Contrôle mieux les dépenses de ses collaborateurs.

2. Gagne beaucoup de temps et diminue drastiquement sa charge mentale.

3. Redonne de l’autonomie à ses équipes pour leurs différents achats et frais professionnels.

4. Centralise l’ensemble des abonnements pour éviter de continuer à payer des abonnements inutilement.

5. Supprime les retards de paiement de ses factures fournisseurs grâce à un bien meilleur suivi.

Découvrir le témoignage complet.

Avec Spendesk, Nadir :

1. Contrôle mieux les dépenses de ses collaborateurs en établissant des limites et worflows d’approbation.

2. Gagne beaucoup de temps et profite d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble des dépenses.

3. Donne plus d’autonomie à ses collaborateurs pour leurs achats en ligne et sur le terrain.

4. Récupère facilement tous les justificatifs grâce à des rappels automatiques.

5. Facilite l’ouverture et la gestion des boutiques avec des cartes physiques plafonnées pour chaque responsable.

Vous l’aurez compris, l’équipe finance a besoin d’avoir un maximum de visibilité et de limiter les risques pour son entreprise en termes de dépenses. Aujourd’hui elle a plutôt l’habitude des mauvaises surprises et du stress au moment de la clôture.

Pourtant des solutions modernes existent et permettent de mettre en place des processus simples et efficaces, pour un maximum de contrôle et de sécurité. Il est donc tout à fait possible de fusionner le besoin de contrôle de l’entreprise avec le besoin d’autonomie des collaborateurs.

Pour cela il suffit de donner accès à des moyens de paiements modernes et sécurisés, comme ceux proposés par Spendesk !