5 questions essentielles pour construire un tableau de bord financier (super) performant

Comment savoir précisément quelle est la santé financière de votre entreprise à un moment précis ? Tout simplement en mettant en place un tableau de bord financier performant.

Le tableau de bord financier est un outil de gestion qui présente de manière synthétique les activités et résultats de l’entreprise. C’est en quelque sorte un GPS des finances de votre entreprise. Il permet non seulement de connaître votre position en temps réel, mais il vous oriente également vers les itinéraires les plus adaptés pour atteindre votre destination sans vous perdre.

C’est la même chose avec un tableau de bord financier bien construit. Les indicateurs qu’il comprend permettent de mesurer si les objectifs fixés sont atteints et ainsi prendre rapidement des décisions éclairées.

Véritable outil d’aide à la décision, un tableau de bord performant permet un reporting financier unifié et vient ainsi soutenir la stratégie de développement de l’entreprise.

Un bon tableau de bord financier se construit en étant au plus près de la réalité de l’entreprise. En effet, chaque entreprise est différente et n’a pas les mêmes priorités : le tableau de bord doit en être un reflet parfait.

Comment construire un tableau de bord le plus adapté possible à votre entreprise ? Quels sont ses objectifs et ses indicateurs clés de performance ? Comment en faire un outil de reporting efficient ? Ce sont les questions que nous allons nous poser dans cet article.

Pourquoi mettre en place un tableau de bord financier ?

Un tableau de bord financier efficace permet d’évaluer les performances financières d’une entreprise à l’instant T ou sur une période plus longue, sans devoir attendre la période de clôture de comptes.

Cet outil de gestion sert plusieurs objectifs :

• Évaluer et améliorer la stratégie financière de l’entreprise en analysant les indicateurs pertinents.

• Mesurer les performances financières de l’entreprise et savoir quelle est son évolution par rapport à sa stratégie globale.

• Prendre des décisions éclairées en toute connaissance de cause.

• Avoir une gestion financière saine et prévenir les difficultés, notamment en contrôlant les dépenses.

• Apporter des actions correctives lorsque des écarts sont détectés.

• Impliquer les équipes en les motivant dans la réussite de leurs objectifs.

Véritable outil d’aide à la décision, un tableau de bord financier bien construit permet donc une grande réactivité pour ajuster rapidement sa stratégie de développement.

Ce tableau de bord est aussi un outil transversal. Ses destinataires ne sont pas seulement les équipes financières et le contrôle de gestion, mais il permet de communiquer aussi les données fiables à d’autres services de l’entreprise.

Il devient ainsi un véritable outil de communication en interne, en fournissant aux différents services les données dont ils ont exactement besoin.

Comment bien définir les objectifs d’un tableau de bord financier ?

Avant de vous lancer dans la construction de votre propre tableau de bord, prenez le temps de bien fixer les objectifs auxquels il devra répondre. Pour vous y aider, vous pouvez utiliser la méthode SMART. Ainsi, vos objectifs doivent être :

• Simples et spécifiques : la complexité nuit à l’efficacité ! Chaque objectif doit être précis et sans ambiguïté. Gardez à l’esprit que tout objectif vague ou trop large sera impossible à atteindre.

• Mesurables : chaque objectif doit pouvoir être mesuré par un indicateur de performance. Si un objectif ne peut pas être mesuré, il ne pourra pas être atteint (ce n’est donc pas un bon objectif).

• Ambitieux : les objectifs doivent servir la stratégie globale de l’entreprise et donc être suffisamment ambitieux. Gardez à l’esprit que le but du tableau de bord est d’améliorer les performances de l’entreprise et ne pas se satisfaire du statu quo.

• Réalistes : être ambitieux est une bonne chose. Cependant, veillez à ne pas fixer la barre trop haut, car fixer des objectifs irréalistes est décourageant aussi bien pour le suivi du tableau que pour les équipes opérationnelles.

• Délimités dans le temps : chaque objectif doit avoir une deadline. Quand doit-il être atteint ?

En effet, pour pouvoir jouer pleinement son rôle d’aide à la décision, ces objectifs doivent être adaptés non seulement au secteur d’activité de l’entreprise, mais aussi à son stade de croissance.

Une entreprise du retail n’aura pas les mêmes objectifs que celle qui commercialise un logiciel Saas. De même, une startup dans ses premières années d’activité n’aura pas les mêmes objectifs qu’une entreprise plus mature. Choisissez donc les objectifs les plus pertinents pour la stratégie de développement de votre entreprise.

Quelles données sélectionner pour suivre la santé financière de votre entreprise ?

Pour concevoir votre tableau de bord et sélectionner les données pertinentes, il est important de vous demander qui seront les destinataires de ces données.

En effet, tous les utilisateurs internes de votre entreprise n’ont pas les mêmes besoins :

• Quelles données seront les plus utiles pour la direction financière et le contrôle de gestion ?

• Quelles informations peuvent intéresser les managers des autres services opérationnels ?

• Quelles informations seront pertinentes pour la direction générale et les investisseurs ?

N’hésitez pas à questionner les différents acteurs de l’entreprise pour être sûr de leurs besoins. Plus l’outil est collaboratif et implique les équipes, plus il sera apprécié en interne.

L’enjeu est de sélectionner dès le départ les bonnes données qualitatives et ne pas vous apercevoir en cours de route qu’il vous manque des éléments. Modifier votre tableau ultérieurement rendrait difficiles les comparaisons avec les périodes précédentes.

Toutefois, ne cédez pas à la tentation d’être excessivement exhaustif. Trop de données tuent les données, trop de complexité nuit à l’efficacité !

Un bon tableau de bord est un outil de pilotage, ne vous encombrez pas de chiffres ou indicateurs qui brouillent sa lisibilité.

Quels indicateurs suivre dans le tableau de bord financier ?

« On n’améliore que ce que l’on mesure » - le but ultime des indicateurs clés de performance est de mesurer la progression des objectifs, disposer d’une vision précise de la santé financière d’une entreprise et pouvoir réagir rapidement en cas d’écart.

Ces KPI (Key Performance Indicators) découlent directement des objectifs que vous avez fixés au préalable. Choisissez donc des indicateurs pertinents pour l’activité de votre entreprise et adaptés à sa phase de croissance. Tout comme les objectifs, il vous faudra sélectionner les indicateurs les plus utiles.

Gardez à l’esprit que si vous multipliez les indicateurs, il vous sera difficile de les suivre tous et faire vivre votre tableau financier deviendra vite une contrainte lourde à gérer.

S’il n’y a pas de liste universelle des indicateurs de performance, il existe tout de même des indicateurs clés à suivre pour toute entreprise :

• La croissance du chiffre d’affaires mesure le niveau d’activité de l’entreprise. Cet indicateur permet de connaître le développement de l’entreprise par rapport aux projections et d’ajuster la stratégie, notamment en maîtrisant les dépenses.

• Le niveau de trésorerie est vital pour toute entreprise pour sa solvabilité et pour faire face à ses engagements. Il doit rester toujours positif.

• Les retards de paiement permettent d’anticiper les difficultés et de planifier les relances.

• La marge commerciale est un indicateur essentiel de rentabilité**. I**l permet de s’assurer que l’activité de l’entreprise est bénéficiaire

• L’excédent brut d'exploitation (EBE) est un indicateur clé de la performance de l’entreprise et aide à déterminer ce qui reste après le paiement des salaires, impôts et taxes.

• Le seuil de rentabilité indique le seuil du chiffre d’affaires en dessous duquel l’entreprise ne peut pas descendre.

• Le revenu mensuel récurrent, très utilisé dans les startups, indique le revenu généré tous les mois.

• Le besoin en fonds de roulement (BFR) mesure la capacité à financer l’activité de l’entreprise à court terme.

• La capacité d’autofinancement est indispensable pour mesurer la santé financière de l’entreprise. Il évalue le surplus de ressources générées par l’activité de l’entreprise qui peut être affecté au remboursement des emprunts, aux nouveaux investissements ou à l’augmentation du BFR.

Quels outils pour construire votre tableau de bord financier ?

Maintenant que vous avez bien déterminé les objectifs et les indicateurs clés de performance, il reste à savoir quels outils choisir pour suivre et piloter votre tableau de bord.

En effet, le choix des outils est l'un des facteurs clés de succès de sa mise en place et du suivi des indicateurs. Si vous souffrez à sa création, il y a de fortes chances que son suivi devienne une contrainte non négligeable.

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Un bon outil de construction d’un tableau de bord doit :

• Vous permettre d’importer et d’exporter les données facilement.

• Pouvoir générer des éléments visuels facilitant sa compréhension.

• Suivre les tableaux avec une bonne périodicité.

• Vous faire gagner du temps.

• S’interfacer avec les outils internes de l’entreprise.

• Générer des reportings en fonction des utilisateurs.

Devez-vous vous résigner à utiliser un bon vieux classeur Excel ? Vous souvenez-vous du GPS ? Et bien, avec les technologies utilisées aujourd’hui, il faut reconnaître que les fichiers Excel ressemblent plutôt à une bonne vieille carte routière.

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