TVA déductible : comment ça fonctionne et pour quelles notes de frais ?

Vous vous posez des questions sur ce que signifie "TVA déductible", comment cette dernière fonctionne et quels sont concrètement les frais professionnels pour lesquels le montant de TVA est déductible ? On vous donne toutes les clés dans ce guide complet.

Qu'est-ce que la TVA déductible ?

Définition de la TVA

La Taxe sur le Valeur Ajoutée (TVA) est un impôt indirect à la consommation qui touche principalement le consommateur final. On dit qu'il est indirect parce qu'il n'est pas collecté directement par l'État, à l'inverse des impôts sur le revenu, la taxe d'habitation ou la taxe foncière par exemple.

C'est en fait une taxe qui vient s'ajouter au prix de tous les produits qui y sont assujettis, soit la quasi-totalité. Les taux en France peuvent être normaux (20%), réduits (à 10% ou 5,5%) ou particuliers (2,1%).

TVA collectée versus TVA déductible

Concrètement, la TVA est donc payée par le consommateur final, collectée par les entreprises, puis reversée à l'administration fiscale. On parle donc de TVA collectée.

Parce qu'en effet, lorsque vous êtes une entreprise et que vous vendez un produit ou service, l'État prélève cette fameuse Taxe sur la Valeur Ajoutée (ou TVA).

A l'inverse, la TVA déductible est le montant de TVA que l'entreprise paye sur ses achats auprès de ses fournisseurs, et qui va donc pouvoir être déduite de la déclaration de TVA.

Comment fonctionne la TVA déductible ?

Respecter les conditions de fond, de forme et de temps

Le principe général du droit à déduction de la TVA repose sur trois conditions cumulatives :

• Conditions de fond : Les opérations ouvrant droit à déduction sont les opérations effectivement imposées à la TVA.

• Conditions de forme : Pour être déductible, la taxe doit figurer sur un document légal (facture, document douanier, document d'autoliquidation).

• Conditions de temps : À partir du moment où la TVA devient exigible chez le fournisseur, elle est aussi déductible chez le client.

Processus de déduction de la TVA

Plus concrètement pour l'équipe administrative et financière, cela signifie qu'un ensemble de règles doit être respecté pour demander cette déduction de TVA :

• La demande de remboursement doit toujours être justifiée par la facture d’achat originale, sur laquelle apparaît le montant de la TVA.

• Les dépenses à rembourser doivent servir l’activité de l’entreprise.

• Les factures doivent impérativement mentionner le nom de l’entreprise.

• La TVA doit être exigible chez le vendeur.

A noter que si le montant de la TVA déductible est supérieur à celui de la TVA collectée, il y a par conséquent un excédent que l'on appelle « crédit de TVA ». Dans cette situation, vous avez donc deux moyens pour récupérer la TVA :

• L’imputation : imputer le crédit TVA sur la TVA due de la prochaine déclaration.

• Le remboursement : demander le paiement du crédit de la TVA au Service des Impôts.

Remarque : En cas d'acquisition d'un bien à usage mixte (professionnel et privé), il doit être utilisé au moins à 10% dans le cadre professionnel. Sous ce seuil, aucune TVA n'est récupérable.

Quelles notes de frais profitent de la TVA déductible ?

Il est possible pour l'entreprise de récupérer le montant de la TVA sur les notes de frais, sous certaines conditions et pour certaines catégories de dépenses : déplacements, frais de réception, frais de bouche, carburant, etc.

Mais à chaque type de dépense s'applique sa disposition légale. Il est alors très important que l'équipe finance connaissent les règles en vigueur pour gérer au mieux la comptabilité de l'entreprise.

Dispositions générales de la TVA sur les notes de frais

Sur les notes de frais, la TVA est dite "déductible". Donc nous l'avons compris, ça signifie qu'elle est payée par l'entreprise lors de l'achat.

Afin de récupérer le montant de cette TVA dans les notes de frais, certaines conditions doivent être réunies :

• La dépense réalisée doit être engagée dans l'intérêt de l'entreprise.

• La dépense doit être reliée à un justificatif en bonne et due forme.

• Chaque facture doit être adressée au nom de l'entreprise (entité).

TVA sur les notes de frais : cas particuliers

Il existe certaines spécificités légales lors des frais de déplacement, de missions, d'hébergement, etc. Les éléments à prendre en compte sont les suivants :

TVA sur les frais de déplacement et les frais de mission

Les frais de déplacement

Concernant les frais de déplacement, la TVA de certaines dépenses peut être récupérée :

• Les péages autoroutiers

• Les frais de carburant pour le gazole et l'essence (à 80% pour un véhicule de tourisme et 100% pour un utilitaire)

En revanche, la TVA n'est pas récupérable sur les dépenses suivantes :

• Le transport en avion, train, taxi, bus, bateau, etc.

• L'achat, la location ainsi que l'entretien d'un véhicule de tourisme

Les frais de mission

Les frais de repas entrent dans la catégorie des frais de missions et des dépenses sur lesquelles la TVA peut être récupérée par l'entreprise :

• Repas d'un salarié

• Repas d'un dirigeant

• Déjeuner client

• Repas pour une réunion entre les salariés de l'entreprise

• Repas de fin d'année ou d'anniversaire

A noter: Si la note de restaurant ne dépasse pas 150€, un simple ticket de caisse suffit.

TVA sur les frais d'hébergement

En ce qui concerne les frais d'hébergement, les règles diffèrent quelque peu :

• Nuit d'hôtel pour un dirigeant ou salarié : le montant de la TVA n'est pas récupérable.

• Nuit d'hôtel pour un client ou fournisseur : le montant de la TVA est récupérable.

• Petits-déjeuners et boissons : le montant de la TVA est récupérable.

Bien maîtriser les dispositions légales en matière de TVA sur les notes de frais permet de gérer efficacement sa trésorerie, mais aussi de ne pas s'exposer à de possibles sanctions en cas de contrôle fiscal.

À noter que des règles spécifiques s'appliquent à la réception de la TVA Intracommunautaire, pour tous vos partenaires commerciaux situés dans l'Union Européenne.