C'est important de dire quand on aime bien un produit. Et chez Blissim tout le monde aime Spendesk

Une solution adaptée aux besoins de Blissim

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion de dépenses de Blissim était classique et traditionnel : 3 cartes bancaires, une montagne de reçus et des milliers de lignes à traiter à la fin du mois. Heureusement, la collecte, le traitement et le suivi des justificatifs et des dépenses sont désormais plus efficace grâce à Spendesk.

Découvrez le témoignage complet de Benoît Leguay

"C'est important de dire quand on aime bien un produit. Et chez Birchbox tout le monde aime Spendesk."

Nous explique Benoît, Responsable Administratif et Financier chez Blissim. Depuis que l'entreprise utilise Spendesk, en Mars 2016, la gestion des dépenses est devenue particulièrement agile. L'équipe financière ne perd plus de temps et les employés sont ravis. Découvrez son témoignage.

On ne présente plus Blissim

Le concept du service est de recevoir tous les mois une boite qui contient des produits cosmétiques. C'est en collaboration avec des marques diverse que Blissim offre des produits adaptés à tous types de peau, d'envie et de préférences.

Fondée en 2011, l'entreprise souhaite faire partager ses découvertes beauté et accompagner ses abonnés au quotidien avec les meilleurs conseils mode, cosmétique et lifestyle.

Une solution qui optimise le reporting

Les défis quotidiens de Benoît sont ceux auxquels toute entreprise ont un jour fait face : récupérer et faire remonter l'information financière la plus fiable possible, dans des deadlines toujours plus serrées. Par ailleurs, le responsable financier doit aussi être attentif et récolter les informations qui ne sont pas forcément financières, mais qui peuvent avoir un impact sur la partie financière de Blissim.

"Avec mon équipe, composée de 2 personnes, nous sommes également en charge de l'analyse des budgets (vs actuals), les niveaux de marge, le suivi de la rentabilité et des reportings mensuels à destination de notre fonds d'investissement suite à la modification de la structure actionnariale en fin d'année 2019."

La mission finale de l'équipe financière est d'aider à planifier la stratégie de développement de l'entreprise de manière pérenne. Et pour cela, Benoît est aussi en charge de l'évangélisation de la culture financière au sein de l'entreprise.

Benoît apprécie particulièrement le fait de pouvoir associer en un clic un compte comptable à chaque justificatif et donc à chaque paiement directement dans Spendesk. Ce fonctionnement fait gagner énormément de temps en comptabilité car il ne reste plus qu’à exporter les données! Beaucoup moins de saisie manuelle.

"Puis la fonction export aussi est super ! Elle me permet d'exporter toutes les données contenus dans Spendesk directement mon outil comptable."

Et enfin, le responsable financier estime que les rappels automatiques pour les "mauvais élèves" qui n'ont pas encore téléchargés leurs reçus, est vraiment pratique. Chez Blissim, on arrive désormais à récupérer en moyenne 75% des justificatifs qu'il manquait.

Un fonctionnement moins chronophage des dépenses

Benoît nous explique qu'auparavant, les collaborateurs de l'entreprise utilisaient des cartes bancaires classiques provenant de leur banque. Et il fallait alors traiter chaque fin de mois un relevé avec des centaines de lignes.

C’était à l’équipe comptable de récupérer tous les justificatifs et de les réconcilier avec chaque ligne du relevé. Autant dire que l'équipe perdait énormément de temps, parce qu'avec seulement trois cartes bancaires pour l’intégralité de la société, et il était souvent très difficile de récupérer l’ensemble des justificatifs.

"Ce qui nous a convaincu c’est vraiment la facilité d’utilisation et le fait que Spendesk simplifie à la fois la vie des équipes comptables et des équipes opérationnelles."

Les équipes opérationnelles (Marketing, Tech, Sales) accèdent facilement à des moyens de paiement pratiques lorsqu’elles en ont besoin. C’est un vrai gain d’autonomie pour elles car chacun peut accéder à son compte Spendesk et faire simplement ses achats selon des limites prédéfinies.

En comptabilité, le travail quotidien est clairement simplifié : récupérer les justificatifs, traiter les dépenses, faire la réconciliation, etc. Tout cela se fait automatiquement désormais.

"On a d'ailleurs récemment fait passé un sondage auprès de nos employés, et Spendesk est vraiment un outil apprécié de tout le monde. C'est impressionnant !"

Plus rapide, plus facile et plus intelligent

Pour Blissim, les gros avantages sont le gain de temps et le meilleur suivi quotidien des dépenses qui sont centralisées sur la plateforme.

Depuis qu'ils utilisent Spendesk, la quantité de notes de frais à chasser et localiser est significativement réduite. En fournissant des cartes physiques Spendesk aux managers, au DG et au CTO, et tous les achats internet se font avec des cartes virtuelles Spendesk et sont traités sur la plateforme. C'est hyper simple, Spendesk devient essentiel quand les employés ont des dépenses sur le terrain mais n'ont pas de carte physique nominative. Par exemple lors des shooting photos, ou bien pour les déjeuners d'accueil des nouveaux employés.

Une équipe support à votre écoute

Le système de support via Chat est selon Benoît et sont équipe, très pratique, puisque Spendesk s'engage à fournir une réponse très rapidement. Ce qui est intéressant aussi c’est l’échange qu’il y a entre les équipes Spendesk et les clients. Cette volonté d'amélioration continu du logiciel et du service, font partie de la mission de Spendesk.

En résumé, pour Benoît et son équipe, Spendesk est une solution simple, évolutive et performante et il en recommande son utilisation.