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3 grands enjeux pour l'entreprise de co-living lyonnaise
Pour une entreprise en forte croissance comme Chez Nestor, il y a trois grand enjeux : le financement de l’activité, le pilotage de la rentabilité, puis la structuration et la digitalisation des processus. Spendesk est la réponse adaptée pour accompagner la croissance de l'entreprise.
Avant Spendesk
Manque de contrôle et visibilité
Tâches comptables manuelles et chronophages
Difficile collecte des justificatifs de paiement
Perte de temps et d'argent
Avec Spendesk
100% de contrôle et visibilité en temps réel
Automatisation des tâches comptables
Moyens de paiement connectés à la plateforme
Gains de temps, d'autonomie et d'argent
Découvrez le témoignage complet de Nataliya Antony
"Spendesk est un outil de gestion de dépenses incontournable pour une entreprise avec une forte culture digitale. Simple, efficace, collaboratif, offrant un bon rapport qualité/prix, présent aussi à l’étranger pour gérer les dépenses de vos filiales."
Nous explique Nataliya Antony, Responsable Administrative et Financière de Chez Nestor. Depuis mars 2020, l’entreprise de co-living utilise Spendesk pour gérer l’ensemble des dépenses de ses équipes. Découvrez son témoignage et ses différents cas d’usage.
Le métier de RAF évolue vers un rôle de business partenaire
Aujourd’hui, il ne suffit plus d'être un financier, il faut véritablement avoir la posture d’un business partenaire de l’entreprise. Pour apporter une valeur ajoutée, il faut connaître parfaitement l’activité de l'entreprise et son secteur, faire des analyses pertinentes et proposer des décisions stratégiques.
Pour une entreprise en croissance comme Chez Nestor, il y a 3 grands enjeux :
Un enjeu de financement de l’activité.
Un enjeu de pilotage de la rentabilité.
Un enjeu de structuration et digitalisation des processus.
Le RAF doit donc aimer les chiffres et savoir manipuler la data, car il faut faire des analyses puissantes qui aideront l’entreprise à prendre les bonnes décisions pour sa croissance. Il est aussi primordial d’avoir de très bonnes connaissances techniques (normes juridiques, comptables, droit social). Pour finir, une appétence pour le digital est indispensable pour mettre en place les bons outils.
Heureusement, Nataliya est très bien entourée par une équipe de 4 personnes.
"Nous avons une contrôleuse de gestion qui s’occupe du reporting financier, un assistant administratif pour gérer les aspects administratifs et une RH qui est chargée de la gestion administrative du personnel et du recrutement."
La rénovation et l’exploitation de leurs appartements comme principales dépenses
Chaque nouveau bien entrant dans le parc immobilier doit correspondre aux standards de Chez Nestor. Pour cela leurs architectes d'intérieur effectuent les travaux de rénovation et d’ameublement.
Une fois le logement en location, les équipes de gestion technique effectuent des dépenses liées à l’entretien des logements. Il faut donc pouvoir faire des achats rapidement et en toute autonomie.
Précédemment, Chez Nestor utilisait une autre solution de paiement, mais avait beaucoup de mal à récupérer les justificatifs de paiement, manquait de contrôle et l’aspect collaboratif nécessaire n’était pas assez présent pour les équipes.
"Grâce à Spendesk nous avons une bonne visibilité sur toutes nos dépenses. Nous avons pu enfin mettre en place le suivi de nos coûts opérationnels."
Une mise en place de Spendesk étape par étape à partir de mars 2020
En 2019, Nataliya participe à un webinar où elle découvre Spendesk. Quelques mois plus tard, elle décide de nous recontacter pour mettre en place la solution. Finalement, en échangeant avec l’équipe commerciale, Nataliya et son équipe ont compris que la solution était adaptée pour la gestion de l’intégralité des dépenses de Chez Nestor.
"Avant Spendesk, nos experts-comptables saisissaient manuellement les factures qu’on leur transmettait. Désormais ils gagnent énormément de temps avec la saisie automatisée."
L’entreprise lyonnaise a commencé à utiliser Spendesk juste avant le premier confinement, la mise en place du télétravail, de l’activité partielle, des PGE, etc. Heureusement grâce à l’accompagnement de notre équipe, la formation des collaborateurs de Chez Nestor, malgré ce contexte, s’est déroulée très facilement.
Une solution complètement adaptée aux besoins de Chez Nestor
"Il faut souligner les efforts de l’équipe commerciale qui a vraiment cherché à comprendre notre besoin, a su répondre à toutes nos interrogations. Une approche humaine et très professionnelle. On retrouve d’ailleurs cette approche dans nos échanges avec l’équipe relation client."
De manière générale Spendesk est une solution qui correspond à l’ADN de Chez Nestor :
Facile à mettre en place.
Simple d’utilisation.
Collaboratif.
Elle permet de contrôler chaque dépense avant que celle-ci ne soit intégrée en comptabilité, et ainsi accorder aux équipes opérationnelles une grande autonomie dans la gestion de leurs achats.
Chez Nestor utilise les différents moyens de paiement et fonctionnalités proposés par Spendesk :
Les cartes virtuelles pour les dépenses récurrentes (ex : abonnements SaaS).
Les cartes physiques pour rendre les collaborateurs plus autonomes.
Le traitement des factures fournisseurs pour éviter les retards de paiement.
L’application mobile pour valider des dépenses et prendre en photo les justificatifs.
La catégorisation automatique des codes analytiques pour un meilleur suivi.
L’automatisation des tâches comptables pour un réel gain de temps.
"Nous aimons vraiment la richesse de la solution qui propose à la fois la fluidité des dépenses et en même temps le contrôle interne, l’analytique et la comptabilité."
En résumé, pour les collaborateurs de Chez Nestor et sa Responsable Administrative et Financière, Nataliya, Spendesk est une solution de gestion de dépenses professionnelles simple et efficace !
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