Nos employés sont ravis d’utiliser une solution comme Spendesk. Ça leur simplifie vraiment la vie.

Une solution qui correspond aux attentes de l'opticien

Avant d'implémenter Spendesk, et même si l'esprit "start-up" était très présent au sein de Jimmy Fairly, c'est tout de même une gestion traditionnelle des dépenses qui était en place. Paperasse et course contre la montre à chaque clôture. Heureusement, un processus structuré a été mis en place grâce à Spendesk.

Découvrez le témoignage complet de Nadir Boualem

"Le premier sujet lorsque nous avons cherché une solution comme Spendesk, était de débloquer les équipes. Nous voulions donner le plus d’autonomie possible à nos salariés et éviter les processus trop contraignants. Cela fait vraiment partie de notre ADN."

Explique Nadir Boualem, Chargé Administratif, de Trésorerie et Financement chez Jimmy Fairly. Depuis 2018, les dépenses sont gérées avec Spendesk.

Les débuts de Jimmy Fairly

En 2011, la marque de lunettes française voit le jour via un site e-commerce. Dont la mission est de créer de jolies lunettes durables et solidaires à un prix juste. Au fur et à mesure, de plus en plus de personnes viennent y essayer des lunettes.

Un an plus tard, ils décident d'ouvrir leur première boutique dans le Marais (Paris), et les résultats dépassent toutes leurs attentes. Suite à ce succès, le business model change. Jimmy Fairly n'est plus seulement un site e-commerce, mais développe des points de vente physiques partout en France.

En 9 ans, Jimmy Fairly a connu une très forte croissance. Il y a désormais plus de 60 boutiques, dans 3 pays, en parallèle des ventes en ligne.

Jimmy Fairly a un esprit très "startup" depuis ses débuts. Donner un maximum de flexibilité aux salariés a toujours été une priorité. Mais l'entreprise faisait face à trois types de dépenses opérationnelles, qui étaient difficiles à suivre :

• Équipes constamment en déplacement pour les séances photo (réservations de transport, logements et accessoires).

• Équipes en déplacement pour l'ouverture des nouvelles boutiques (achats de divers matériels pour le bon lancement de la boutique).

• Équipes au siège (achats de logiciels, d'outils techniques, etc).

Chaque équipe avait besoin des cartes bancaires de l'entreprise pour ses achats en ligne et physiques. Avant d'utiliser Spendesk, Jimmy Fairly utilisait 3 cartes bancaires traditionnelles qui passaient de main en main. L'équipe administrative et financière ne pouvait pas suivre sereinement les achats et les factures.

La question était donc de redonner plus de flexibilité et enlever les frustrations des salariés.

Débloquer les équipes et leurs donner un maximum de flexibilité

"Une fois les dépenses effectuées, de l’autre côté la comptabilité s’arrachait les cheveux pour récupérer tous les justificatifs manquants. Même si on avait le reçu, se rappeler, où, quoi, comment ? C'était compliqué."

Le manque d'autonomie et de flexibilité apportait son lot de frustrations pour les équipes. Et il n'était pas question d'utiliser un système de notes de frais, qui n'était ni bon pour les salariés, ni pour l'équipe comptable. Certes pour les petits achats c'est un système qui fonctionne bien, mais les employés de Jimmy Fairly avaient parfois besoin de faire des achats conséquents. Ce n'était donc pas possible d'attendre d'être remboursé par l'entreprise.

Au tout début de l'aventure, Jimmy Fairly comptait seulement une dizaine d'employés. Le suivi n'était donc pas particulièrement complexe. Mais avec la croissance de l'activité et donc de l'entreprise, le nombre de salariés a lui aussi bien augmenté. Le contrôle des achats sur le terrain et des factures devenait un véritable calvaire. Il y avait zéro visibilité !

Spendesk a su répondre aux problématiques de contrôle de Jimmy Fairly

"Pour les équipes en déplacement, nous avions vraiment besoin de flexibilité et de traçabilité."

Lors de la mise en place de Spendesk, Jimmy Fairly a donné des cartes physiques à chacune de ses équipes, puis plus de cartes pour certaines équipes avec de plus grands besoins, comme l'équipe retail par exemple.

Chaque carte a un budget propre qui lui est alloué, qui comprend les différents achats possibles sur le terrain.

Spendesk propose des cartes virtuelles à usage unique ou bien à usage récurrent qui sont générées une fois que l'employé crée une demande et que cette dernière est validée par son/sa manager. Grâce à ce système, Jimmy Fairly peut contrôler bien plus simplement ses abonnements et l'ensemble des dépenses.

"Quand on était dix, on n'avait pas besoin de validation à proprement parler. Mais avec l’équipe qui grandissait, ça devenait de plus en plus complexe de suivre et valider les dépenses. Spendesk est un vrai plus de ce point de vue là !"

Aujourd’hui avec l’application mobile de Spendesk, les salariés de Jimmy Fairly prennent immédiatement en photo leur reçu une fois l’achat effectué. Puis ils peuvent se débarrasser du reçu papier. Plus besoin de petite enveloppe, ni de partir en chasse une fois rentré de déplacement, tout passe par la plateforme.

"C’est un vrai gain de temps pour tous nos salariés qui partent en déplacement : ils ont tous l’application Spendesk sur leurs téléphones, prennent en photo chaque reçu, ajoutent une description et toutes les informations sont transmises en temps réel dans la plateforme. On a désormais bien plus de visibilité !"

Spendesk est facile et rapide à paramétrer et a utiliser

"Au lancement de Spendesk, il y a eu quelques allers-retours entre les équipes Spendesk et notre Contrôleuse de Gestion, ainsi que notre Comptable. Il fallait paramétrer différents libellés, différents codes comptables. Grâce à ce travail en amont, Spendesk sait aujourd’hui automatiquement associer telle dépense, tel fournisseur, tel compte de charge. C’est magique !"

Au moment du paramétrage, les équipes de Spendesk ont accompagné celles de Jimmy Fairly. Ainsi, les politiques d'achat, processus de validation et tableaux de bords comptables sont parfaitement adaptés à leur usage.

Par exemple, en quelques clics l'export comptable a pu être personnalisé et s'intègre parfaitement à l'outil comptable.

L'importance de la satisfaction des employés de Jimmy Fairly

"Nos employés sont ravis d’utiliser une solution comme Spendesk. Ça leur simplifie vraiment la vie."

Charlotte, par exemple, est Coordinatrice Retail et s'occupe de toutes les ouvertures de boutiques. Elle accompagne au quotidien les équipes commerciales et la vie courante des boutiques. Elle est souvent en déplacement et centralise tous les besoins potentiels des boutiques. Pour mener à bien ses missions, Charlotte utilise Spendesk et elle est beaucoup plus autonome sur la gestion de ses dépenses.

Enfin, Inès, Responsable du Contrôle de Gestion, connaît très bien Spendesk. Elle l'a paramétré pour sortir chaque mois le classement des meilleurs élèves (qui ajoutent tous leurs reçus) et des mauvais élèves (à qui il manque des reçus). Cela permet de simplifier la vie de l'équipe financière, de contrôler et de garder les thématiques administratives fun et ludiques.

L'implémentation de Spendesk a été un franc succès chez Jimmy Fairly en facilitant la gestion administrative des dépenses en mêlant contrôle et autonomie.