Tout est très intuitif, il est très facile de créer un nouveau compte fournisseur ou de charge au fil de l’eau si besoin, ça permet d’aller très vite.

Le remède aux maux de Lartisien

Avec près de 100 collaborateurs répartis entre Paris, l'ile Maurice, Manille (aux Philippines) et Cluj (en Roumanie), il était nécessaire pour l’entreprise et l’équipe de Julie de rationaliser et d’harmoniser les la comptabilité. Spendesk a su relever ce défi de taille et proposer une solution à la hauteur des attentes de Lartisien.

Julie Rosello, CFO de Lartisien témoigne 

L’équipe financière, composée de Julie, CFO basée à Paris et d'une équipe de 6 personnes à l'ile Maurice, jonglait avec des tâches complexes telles que la compta, la facturation, le recouvrement, la gestion des fournisseurs, et bien plus encore.

Le passage à Spendesk pour plus de contrôle

Avant de mettre en place Spendesk dans leurs opérations, la gestion des finances chez Lartisien était un défi quotidien. Les processus étaient manuels et fragmentés, avec la carte de crédit d’un membre de la direction utilisée pour les achats, créant des problèmes de sécurité évidents. De plus, la centralisation des justificatifs sur un drive engendrait des difficultés de suivi, de réconciliation bancaire.

Initialement, ils avaient adopté Spendesk pour les cartes virtuelles, offrant ainsi une autonomie précieuse aux équipes de service client répartie entre l'ile Maurice et Manille. Cette première étape a permis de régler des problèmes de sécurité et de traçabilité dans les achats quotidiens de services touristiques. En un second temps, Julie et son équipe ont étendu l'utilisation de Spendesk au reste des collaborateurs, éliminant la paperasse liée aux reçus.

Les défis de la comptabilité manuelle pour Lartisien impliquaient des transferts de documents volumineux au cabinet comptable pour une saisie pièce par pièce depuis le drive interne. La gestion analytique était pratiquement impossible, et les problèmes de doublons, de factures manquantes, et de réconciliation persistaient, surtout pour les dépenses en devises étrangères.

Un paradigme financier transformé

Un des piliers de la gestion financière est la rationalisation de la pré-comptabilité. Cela permet de réduire les délais de clôture et de garantir une fiabilité accrue des chiffres et des données comptables. Les fonctionnalités analytiques de Spendesk permettent de suivre les dépenses par département, offrant une visibilité cruciale pour la croissance chez Lartisien. 

La transition vers Spendesk n'a pas seulement amélioré l’efficacité des équipes, elle a également libéré plusieurs jours de travail chaque mois, permettant à notre équipe financière de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Nous avions divers besoins en comptabilité et reporting, notamment l'optimisation des processus entre l'équipe finance et l'expert-comptable, la réduction des délais de clôture, et le suivi des dépenses par département. Notre analyse était basée sur des départements et des centres de coût pour un suivi précis. Le journal d'achat a été initialement configuré par défaut, puis ajusté en collaboration avec notre cabinet comptable.

La préparation des dépenses est gérée en interne par nos comptables à Maurice, assurant une connaissance approfondie des factures. L'export comptable, intégré via un import Excel, répond aux exigences du cabinet comptable. La facilité d'utilisation de Spendesk, avec des champs préremplis et des options de filtrage, a considérablement optimisé nos processus, se traduisant par un gain de plusieurs jours chaque mois.

En conclusion, Spendesk est devenu bien plus qu'un outil financier pour Lartisien ; c'est devenu un partenaire essentiel dans leur quête d'excellence opérationnelle. En simplifiant les processus, renforçant le contrôle financier, Lartisien a pu libérer un temps précieux. Spendesk n'est pas simplement une solution ; c'est le catalyseur de la réussite financière.