Quand nous avons grandi, Spendesk nous a permis de garder notre agilité.

Une solution adaptée aux besoins de la plateforme

Avant Spendesk, les paiements chez Malt étaient similaires aux paiements réalisés par un particulier. Le COO avait accès au compte bancaire pour faire des virements et quand un collaborateur faisait des achats par carte, il fallait que le CEO, soit disponible pour authentifier l'usage de la carte. Spendesk a permis d'éliminer ce processus grâce aux moyens de paiements accessibles à tous et aux circuits de validation personnalisés.

Découvrez le témoignage complet de Quentin Debavelaere

"Quand nous avons grandi, Spendesk nous a permis de garder notre agilité et donner de l'autonomie à tous nos employés."

Quentin Debavelaere, Chief Operational Officer chez Malt et client Spendesk depuis 2016 témoigne. Il nous explique pourquoi Spendesk est adaptée aux besoins des équipes de Malt.

Malt, anciennement Hopwork, a créé un monde où chacun est libre de travailler avec les personnes de son choix

Depuis 2013, les fondateurs répondent à une problématique commune et bien connue des entreprises : la difficulté de trouver des freelances pour faire avancer leurs projets.

Leur objectif ? Révolutionner la manière de travailler en transformant le marché des prestations intellectuelles. L'idée étant d'utiliser un algorithme de pointe pour trouver la bonne personne et devenir plus agile, innovant et compétitif.

Malt est aujourd'hui la plus grande communauté de freelancing en Europe avec plus de 310 000 auto-entrepreneurs et 40 000 entreprises partenaires.

En tant que COO ou Directeur des Opérations, Quentin a un rôle qui a beaucoup évolué. De s'occuper du développement commercial, des opérations internes et financières, il s'occupe maintenant des affaires l’international suite à l'expansion à plusieurs pays en Europe, dont l'Espagne et l'Allemagne.

Temps : le premier atout de la solution Spendesk

"Mon plus grand défi c’est de ne pas perdre de temps". Quentin essaye de passer le moins de temps possible sur des tâches à faible valeur ajoutée ce qui n'est pas simple puisqu'avant d'implémenter la solution, il devait se rendre disponible pour effectuer les transactions des collaborateurs. En plus, les équipes perdaient plusieurs jours chaque mois pour essayer de récupérer toutes les factures.

Il est important pour Malt d'implémenter des processus automatisé de récupération des justificatifs et des circuits de validation pour économiser des jours de gestion administrative et détecter les potentielles manquements ou fraude.

"C’était quasiment impossible pour moi de savoir qui avait fait quel paiement et à quelle société ou quel fournisseur. On s'est alors mis à chercher une solution qui nous permettait de responsabiliser nos employés dans la gestion de leurs frais professionnels."

Une plus grande autonomie pour tous les collaborateurs

L'équipe finance est l'utilisatrice principale de Spendesk. Elle est en charge de traiter toute les informations et de gérer les dépenses, factures, etc. Que ce soit en France ou dans les filiales espagnole et allemande.

Avec Spendesk, les employés font leurs achats en toute autonomie. Mais pour autant les équipes financières ont aussi plus de contrôle. Le CFO a pu intégrer une politique de dépense et des seuils de validation, il peut aussi faire des exports très simplement pour voir quel budget a été consommé par telle personne ou telle équipe.

Les commerciaux peuvent réserver leurs hôtels et billets d'avion ou de train, ils font leurs dépenses et soumettent à leur retour les notes de frais directement dans Spendesk pour une réconciliation des paiements rapide. Par ailleurs, le CEO, le CFO et COO ont des cartes physiques Spendesk.

Tous les collaborateurs Malt bénéficient de moyens de paiement connectés et sécurisés, adaptés à leur activité et leurs besoins : des équipes support à l'exécutif, tous sont responsabilisés. Ce suivis permet d'obtenir des rapports détaillés et précis pour une prise de décision stratégique pour l'entreprise.

"C'est beaucoup plus simple et en plus la réconciliation des paiements est immédiate."