Grâce à Spendesk nous sommes beaucoup plus sereins, au quotidien !

Une solution adaptée aux besoins de l'assureur

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion des dépenses de l'Olivier Assurance était celui que toute entreprise a un jour utilisé : les bannettes, les impressions papiers des notes de frais et des factures, et les agrafes pour maintenir tout ça ensemble. Heureusement, la collecte, le traitement et le suivi des justificatifs et factures sont désormais beaucoup plus simples grâce à Spendesk.

Découvrez le témoignage complet de Jérôme Rave

"Grâce à Spendesk nous sommes beaucoup plus sereins, au quotidien ! Il nous accompagne de l'engagement de la dépenses jusqu'à l'export comptable dans notre outil."

Explique Jérôme Rave, Directeur Administratif et Financier de la filiale française du groupe Admiral. Depuis Juin 2020, l'assureur a décidé de gérer la très grande majorité de ses dépenses avec Spendesk. Découvrez son témoignage.

L'Olivier Assurance, filiale française d'un groupe britannique côté en bourse

L'Olivier Assurance voit le jour sur le marché français à partir de 2011, avec un focus dans un premier temps sur l'assurance automobile.

Leur objectif ? Rendre l'assurance accessible au plus grand nombre avec des tarifs au plus juste. L'idée n'est pas de proposer une assurance "au rabais", mais d'être mieux organisé, efficace, tout en limitant les intermédiaire afin de réduire les coûts.

Suite au succès de cette formule, ils se diversifient vers l'assurance habitation ou encore l'assurance des nouvelles mobilités (trotinnettes, giropodes, segway, etc).

Du fait de son périmètre fonctionnel très large, Jérôme a un quotidien bien rempli. Il gère, en plus de la corporate gouvernance, les tâches "classiques" de toute équipe administrative et financière.

Avec son équipe ils s'occupent de la comptabilité, du traitement des fournisseurs, de la collecte des justificatifs de paiement, des salaires, ou encore du contrôle de gestion.

"Du fait de notre rattachement à une entreprise britannique, cotée en bourse, nous avons besoin d'un reporting très précis, pour une analyse très pointue de la situation financière de l'entreprise."

Chez l'Olivier, les clôtures comptables sont mensuelles et les délais imposés par le groupe sont de plus en plus courts. Pour autant l'information doit être juste, et bien prendre en compte les différents risques.

Il est important pour l'Olivier Assurance d'utiliser des outils sécurisés qui centralisent l'ensemble des informations, pour ainsi détecter les potentielles manquements ou fraude.

Le choix d'une solution tout-en-un pour gérer les dépenses de l'assureur

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion des dépenses de l'Olivier Assurance était celui que toute entreprise a un jour utilisé : les banettes, les impressions papiers des notes de frais et des factures, et les agrafes pour maintenir tout ça ensemble.

Le problème de ce système c'est qu'il était extrêmement chronophage, et très peu sécurisé, la banette étant accessible à tous. Ce processus n'était vraiment pas satisfaisant pour l'équipe administrative et financière de l'Olivier Assurance.

De plus, les équipes comptables couraient toujours après les justificatifs de paiement et factures fournisseurs.

En effet, l'Olivier Assurance propose à ses assurés de nombreux avantages complémentaires, ce qui fait qu'ils ont de très nombreux prestataires et donc factures à gérer.

"Précédemment c'était très compliqué d'avoir une vue globale des dépenses pour notre équipe comptable. On ne pouvait pas suivre et empêcher les dépassements de budgets par exemple."

Heureusement, la collecte, le traitement et le suivi des justificatifs et factures, précédemment très compliqués pour l'Olivier Assurance sont désormais beaucoup plus simples avec Spendesk.

Aujourd'hui le processus est complètement dématérialisé, un OCR reconnaît automatiquement les informations sur les justificatifs de paiement et factures, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et de limiter au maximum les erreurs de saisie.

"Nos éléments financiers et comptables sont collectés beaucoup plus rapidement, ce qui est un vrai point fort de Spendesk."

L'équipe financière de l'Olivier Assurance a aussi pu mettre en place des règles de validation, afin de s'assurer de garder le contrôle sur les dépenses. Un élément qui plaît beaucoup au siège britannique de l'entreprise, très à cheval sur le contrôle les dépenses.

"Le fait d'avoir un validation préalable à toute dépense engagée est un élément fondamental de notre gouvernance. Ainsi on s'assure que les employés ne font pas de dépenses sans l'accord de leur manager."

L'interfaçage avec l'outil comptable est aussi très facile et rapide à mettre en place. Il permet d'envoyer dans un même fichier l'ensemble des paiements à traiter. Et donc de gagner un temps considérable au moment de la clôture.

"Nous avons gagné du temps sur l'ensemble du processus de gestion des dépenses, et nous profitons de la centralisation des données en temps réel, qui nous aide beaucoup pour notre reporting au groupe."

Grâce à Spendesk, ils ont pu responsabiliser leurs collaborateurs, la solution étant très intuive.

Un accompagnement de nos équipes sur mesure pour l'assureur franco-britannique

La mise en place de Spendesk a été assez longue chez l'Olivier Assurance car dans un premier temps plutôt à la recherche d'une solution de notes de frais et e-carte bleue.

Finalement au fur et à mesure des recherches, ils ont découvert que tous leurs besoins pouvaient être couverts par Spendesk.

"L'équipe Spendesk a vraiment été à l'écoute de nos besoins sectoriels d'assureur pour nous apporter une solution la plus complète et adaptée possible."

Les équipes Spendesk ont aussi pris le temps d'interfaçer Spendesk avec l'ensemble des outils de l'entreprise, afin d'éviter un mauvais transfert de l'information. Il était aussi important pour l'entreprise de respecter l'ensemble des nombreuses règles fixées par le groupe Admiral.

"L'implémentation et l'utilisation de l'outil est très simple, même plus simple que notre outil comptable."

L'idée était vraiment d'avoir un processus sans couture sur la gestion des dépenses de l'Olivier Assurance.

"Au moindre petit souci technique ou à la moindre question notre responsable de compte est disponible et nous accompagne dans les meilleurs délais. Nous avons une réelle relation de confiance !"

En résumé, pour Jérôme et son équipe, Spendesk est une solution simple, intuitive et performante et il en recommande son utilisation.