J'ai pu réorienter mon travail vers l'analyse des coûts et le reporting.

Parlons de l'expérience de Francisco avec Spendesk

L'industrie de l'énergie connaît une croissance rapide et des changements sans précédent. Francisco a saisi cette opportunité et a modifié ses processus pour mieux servir les personnes travaillant chez Powerdot. C'est un succès retentissant pour l'entreprise.

Simplifier les processus de dépenses et de paiements

Quand Francisco Maya, coordinateur financier chez Powerdot, repense à la manière dont son équipe financière gérait les dépenses, il admet que leur système était inutilement complexe. "Avant, nous travaillions avec 12 tableaux Excel différents pour suivre tous les coûts de l'entreprise."

"Les employés soumettaient des prélèvements automatiques et des factures de fournisseurs via un formulaire Google et nous les rassemblions dans des feuilles Google divisées par entité.

Nous faisions des remboursements de frais et des paiements par carte de crédit sur différentes plateformes. Rassembler les reçus de carte de crédit était particulièrement chaotique. Les employés avaient leur propre carte, mais il était difficile de contrôler tous les paiements et les reçus manquants. Nous avions beaucoup de tableaux Excel et de différentes plateformes. Maintenant, nous utilisons juste une seule. Spendesk a vraiment facilité notre travail."

Heureusement, l'approche tout-en-un de Spendesk permet aux employés de Powerdot de gérer toutes les dépenses sur une seule plateforme.

Gérer une montagne de factures

Francisco estime que Powerdot traite en moyenne des millions de factures chaque mois. Spendesk permet à l'équipe de les gérer facilement :

"La technologie OCR qui scanne les détails de la facture est révolutionnaire pour celui qui la demande."

Mais ce n'est pas la seule fonctionnalité "révolutionnaire" de Spendesk, selon Francisco.

"Une autre fonctionnalité essentielle de Spendesk est la possibilité de préparer des fichiers XML SEPA pour payer les factures. Il y a deux ans, lorsque j'ai rejoint l'entreprise, je faisais environ 20 paiements par semaine, et maintenant nous traitons et payons environ 500 factures par semaine. Cela aurait été impossible il y a deux ans et cela n'est possible aujourd'hui que grâce à cette fonctionnalité."

Consacrer son temps à des choses plus importantes

Il y a deux ans, une grande partie de mon travail tournait autour de la soumission de factures, puis de leur approbation/révision. Maintenant, parce que nous gagnons tellement de temps avec Spendesk, j'ai pu orienter mon travail vers l'analyse des coûts et la génération de rapports, ce qui est beaucoup plus intéressant et stimulant."

C'est ce que Spendesk cherche à accomplir : libérer les employés des tâches administratives lourdes pour leur permettre de se concentrer sur des tâches importantes.

Francisco comprend cela très bien. En fait, l'ensemble du service financier a bénéficié d'un relooking d'image grâce à Spendesk.

"Le service financier est généralement considéré comme une fonction très traditionnelle au sein d'une entreprise. Spendesk nous a aidés à rendre les processus financiers beaucoup plus attrayants. Cela a conduit les employés à se soucier beaucoup plus des processus financiers... et à s'y conformer !

Spendesk démystifie les processus financiers pour les employés non financiers de Powerdot, rendant leur gestion des dépenses très simple.

Une collaboration unique, facilitée par Spendesk

Une grande partie des coûts de Powerdot est dirigée vers un type unique de fournisseur : les fournisseurs de chargeurs dont Powerdot a besoin pour exploiter ses stations de recharge pour véhicules électriques. Il s'agit d'une relation commerciale critique, et Powerdot a décidé d'impliquer Spendesk :

"Nous travaillons avec ce type de fournisseur tous les jours car ils nous envoient beaucoup de factures et pour des montants élevés. Nous avons donc décidé de les inviter à Spendesk, afin qu'ils puissent soumettre eux-mêmes les factures. Cela a été très utile pour nous et pour eux pour suivre toutes les factures qu'ils soumettent, pour vérifier l'état d'approbation et de paiement."

Avec Spendesk, le fournisseur télécharge lui-même ses factures, tandis que Powerdot profite d'une transparence totale sur le processus. Ils gagnent du temps et gardent le contrôle.

Pourquoi Spendesk ?

L'équipe de Francisco a pris le temps de rechercher et d'évaluer la meilleure solution pour leurs besoins.

"L'année dernière, nous avons commencé à étudier de nombreuses plateformes. Nous voulions une entreprise qui grandirait et évoluerait de manière exponentielle. De plus, les objectifs et les politiques de Spendesk semblaient être très alignés sur ceux de Powerdot."

"Nous avons compris que Spendesk misait beaucoup sur le développement de produit et continuait à développer l'outil. C'était vraiment important pour nous. Nous avons senti qu'avec Spendesk, la plateforme serait toujours en amélioration."

"Nous avions besoin d'un outil de paiement centralisé et d'une plateforme au design simple et facile à utiliser, intuitif. Et Spendesk était la réponse."