Avec Spendesk, nous avons enfin trouvé la solution dont nous avions besoin depuis longtemps.

Une solution qui correspond aux besoins de la plateforme

Avant la mise en place de Spendesk, le processus de gestion des dépenses de Silverfin était laborieux pour tous les collaborateurs. Les notes de frais se perdaient, on ne savait plus quels abonnements étaient en cours et les vérification opérationnelles et comptables se faisait avec GoogleSheet! Heureusement, Spendesk a simplifié et optimisé les achats, les factures et tous les processus administratifs.

Découvrez le témoignage de l'équipe Silverfin

"Avec Spendesk, nous avons enfin trouvé la solution dont nous avions besoin depuis longtemps."

Témoigne Lola Oguntokun, Talent Acquisition Manager chez Silverfin. En effet, l'entreprise avait besoin d'aider les employés à gérer leurs dépenses pendant leurs déplacements, mais aussi d'adapter les outils et process à la croissance rapide pour ne plus perdre du temps sur la réconciliation à chaque fin de mois. C'est pour cette raison que, depuis Mars 2019, ils utilisent Spendesk.

Silverfin, c'est 4 entités dans 4 pays différents

"Notre siège est en Belgique, nous sommes ici dans nos bureaux londoniens et nous avons également un bureau à Berlin et Copenhague. Spendesk rend vraiment les déplacement professionnels très faciles. Je n'ai plus besoin d'avancer de l'argent parce que j'ai un budget alloué pour pouvoir effectuer mes dépenses. Fini les notes de frais !"

Les voyages d’affaires sont un véritable casse-tête. La mission de l'entreprise est d'établir la bonne politique pour accompagner les dépenses de ses collaborateurs.

C'est l'une des raison qui a fait que Lola a décidé d'utiliser Spendesk.

Et Spendesk ne facilite pas seulement la vie de Lola, mais aussi celle de tous ses collaborateurs. C’est un vrai plus dans leur quotidien. Chez Silverfin, il y a régulièrement de nouvelles recrues. Et c'est un véritable avantage de ne pas avoir à avancer d'argent dès le début, grâce à un système et une politique de déplacement déjà en place quand ils arrivent.

Un moyen efficace de gérer les abonnements

Nombreuses sont les entreprises qui rencontrent des difficultés dans la gestion de leurs abonnements en ligne. Chaque équipe à son lot d'abonnements et il est souvent difficile de savoir lesquels sont toujours nécessaires et ceux qui doivent être arrêtés. De plus, centraliser tous les abonnements permet de garder une trace et un suivi de chaque paiement.

D'après Tom Libbrecht, Silverfin ne connaît plus ce problème : "Spendesk nous apporte beaucoup plus de visibilité grâce à ses tableaux de bord. En tant qu'entreprise SaaS, nous utilisons beaucoup d'autres outils SaaS. Chaque équipe a ses outils et on se retrouve à devoir gérer des centaines d'abonnements."

Étant donné que Spendesk permet de suivre chaque paiement en temps réel, il est facile de savoir qui utilise quoi et quand l'achat a été effectué.

"Spendesk me permet d'avoir un aperçu rapide de nos abonnement et de mieux gérer les budgets. Cela nous permet d'avoir un contrôle accru des dépenses."

La gestion administrative et financière est optimisée

Les notes de frais sont un véritable fardeau pour les équipes financières et le reste de l'entreprise. Avant Spendesk, les collaborateurs saisissaient les dépenses dans un Google Sheets, prenaient en photos leurs reçus et soumettaient leurs notes de frais. Une solution était nécessaire !

Alors qu'est-ce qui a changé depuis Spendesk ? Tout. Maintenant, les collaborateurs prennent simplement leurs reçus en photo dans l'application et c'est fini ! Ils n’ont plus besoin de demander l’approbation pour des petites dépenses. Chacun a un budget alloué pour effectuer ses achats. Par conséquent en termes d’efficacité, d'autonomie et de confiance, Silverfin a fait un grand pas en avant.

C’est un gros avantage pour le collaborateur, qui n’a plus à remplir des notes de frais. Mais c’est encore plus profitable à l’équipe finances qui gagne jusqu'a 20 heures par mois !

Une solution pour les équipes en pleine croissance

Si Silverfin a décidé d'utiliser Spendesk, c'est surtout dans l'idée de gagner un maximum de temps. Il est essentiel que les outils utilisés puissent suivre la croissance de la société.

"Lorsque vous êtes une entreprise à croissance rapide, le nombre d'achat augmente, il y a besoin de plus en plus de fonds. Alors si vous perdez en visibilité, vous allez très vite perdre en efficacité."

C’est la raison pour laquelle il est essentiel de disposer d’outils et de moyens de paiement qui répondent efficacement aux besoins liés à la croissance de l'activité.

"Spendesk s'adapte vraiment à nos besoins en temps réel. On peut ajouter des fonds ou des utilisateurs en quelques clics. De cette manière on est toujours en contrôle. Avant, on avait un contrôleur financier qui ne faisait que gérer les dépenses, toute la journée."

Grâce à Spendesk, ce n’est plus un problème !

Silverfin et Spendesk, un mix qui fonctionne bien

Finalement, et comme beaucoup d'entreprises axées sur la technologie, Silverfin cherche à collaborer avec des entreprises qui partage ce même état d'esprit. Et pour Tom Libbrecht, Spendesk correspond parfait à ce qu'il cherchait :

"J'apprécie vraiment le fait que, chez Spendesk, je ressens la même ambiance que chez nous. C’est aussi une entreprise en pleine croissance, fun, réactive et très à l'écoute. Le support client est vraiment top. Ils répondent rapidement et c’est exactement ce dont nous avons besoin car nous voulons avancer rapidement."