Il nous fallait une solution pour garder de l'agilité, nous l'avons trouvée avec Spendesk.

Une solution adaptée aux besoin de l'agence

Avant la mise en place de la solution 7-en-1 Spendesk, le processus de gestion administrative des dépenses professionnelles était traditionnel : quelques cartes de banque qui passaient de main en mains, des notes de frais qui se perdaient et des factures, ... un véritable casse-tête. Heureusement, le traitement et la centralisation des donnés automatisées de Spendesk rend le travail des collaborateurs plus simple.

Découvrez le témoignage d'Achille Manbou

"Un business qui grandit génère forcément une gestion complexifiée des dépenses... Nous avions de plus en plus de paiements à traiter, entre les factures manquantes et les cartes qui circulaient, c'était devenu difficilement gérable. Il nous fallait une solution pour garder de l'agilité, nous l'avons trouvée avec Spendesk”

Explique Achille, Contrôleur de Gestion chez We Are Social. Depuis novembre 2016, l'équipe financière de l'entreprise utilise Spendesk. Découvrez leur retour d'expérience.

Une agence aux attentes bien particulières

Chez We are Social, il y a différents types de dépenses à gérer. Les dépenses internes, bien sûr mais aussi les dépenses externes, celles qui sont effectués pour leurs clients. En effet, en tant qu'agence, les collaborateurs de We Are Social sont amenés à faire beaucoup d'achats pour les entreprises dont ils gèrent la présence en ligne. Par exemple, les achats de photos sur des banques d'images, de musique pour une vidéo ou de goodies pour des jeux concours.

"Nos clients passent souvent par nous car leurs processus d'achats sont trop lourds. Nous devions donc être plus agiles !"

Avant Spendesk, les équipes se partageaient deux cartes traditionnelles qui circulaient entre les collaborateurs pour tous leurs achats opérationnels. Ce n'était vraiment pas pratique, pour peu que tout le monde en ait besoin en même temps…

Cela signifiait aussi que celui qui détenait la carte était constamment dérangé, plusieurs fois par jour, par les autres collaborateurs qui souhaitaient récupérer eux aussi la carte pour régler des petits montants. La récupération des factures, l’assignation de chaque dépense au bon projet, la réconciliation, ou encore le traitement comptable des dépenses, constituaient un véritable casse-tête, dans une agence comptant plus de 120 personnes...

Une flexibilité nécessaire à l'activité de l'agence

We Are Social avait réellement besoin d'un outil qui accompagne l'équipe financière, autant sur le reporting que sur l’opérationnel. Les équipes manquaient de visibilité en temps réel sur les flux au sein de l'entreprise alors que le besoin était justement de pouvoir contrôler les dépenses engagées. Le métier d'Achille exige d'être capable d'avoir des données exploitables pour optimiser les processus et les budgets. De plus, la gestion des frais et paiements était chronophage et frustrante.

"Nous perdions un temps fou à traiter les notes de frais, ce qui n'était pas notre job... Nous devions libérer du temps pour tous afin de pouvoir se focaliser sur les tâches primordiales."

Spendesk est une solution innovante, et il a paru essentiel à l'agence de communication de choisir un logiciel qui soit en ligne avec leur ADN et leur vision métier. La véritable valeur ajoutée pour eux aujourd'hui concerne la gestion des demandes d'achat et l'émission de cartes virtuelles, cela permet aux collaborateurs de réaliser leurs achats en ligne en toute autonomie et de façon sécurisée.

En terme de reporting, Spendesk permet à Achille et ses équipes d'assigner un code projet et un code client à chaque dépense et donc de gagner en précision sur le suivi des coûts et sur le calcul de leur marge brute.

"Nous nous sommes rapidement rendu compte que nous avions tendance à surévaluer notre marge brute en passant certain coûts directs en frais généraux."

C'est désormais corrigé et le suivi de leurs dépenses et de leurs budgets est optimisé.

Un bénéfice sur le temps gagné pour tous les collaborateurs

Grâce aux cartes virtuelles, les équipes peuvent très rapidement et facilement faire leurs achats sur internet. En plus c'est complètement sécurisé, donc il n'y a pas de risque de fraude.

Certaines personnes chez We Are Social ont aussi des cartes physiques. Comme le département production qui est souvent sur le terrain par exemple, mais aussi leur Office Manager qui doit aussi faire des achats dans des magasins de temps en temps. La Présidente de groupe a aussi une cartes physiques pour ses déjeuners clients et différentes dépenses opérationnelles.

La clôture comptable aussi est simplifiée. Spendesk permet de déléguer la responsabilité de fournir la facture à la personne qui fait un achat, c'est un vrai gain de temps.

"Comme l'outil est à la fois user-friendly et ludique, les employés jouent le jeu et sont plus enclins à fournir leurs factures."

En conclusion, avec Spendesk, Achille contrôle les dépenses des équipes tout en leur accordant le bon degré d'autonomie. Il gagne du temps et responsabilise ses collaborateurs pour se concentrer sur l'essentiel.