Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande est un document produit à la suite d’une vente ou d’un achat, par l’entité vendeuse d’un bien ou d’un service. Ce document atteste de la quantité, du prix et de la date de vente de la vente, ainsi que de l’identité des acteurs de la transaction.
Quelles informations faut-il inclure dans un bon de commande ?
Dans un bon de commande, il convient d’inclure les informations suivantes :
La raison sociale de l’acheteur et du vendeur ainsi que leurs formes juridiques
Les conditions générales de vente (CGV)
L’adresse du siège social du vendeur
Les codes SIRET et RCS et/ou le numéro SIREN
Le capital social de la structure
Les conditions de livraison
Les mentions obligatoires s’appliquant au secteur d’activité
Le numéro de la commande
Le prix unitaire et le prix HT
Le montant total TTC et total HT des biens ou prestations de service
Le taux de TVA applicable et le montant de la TVA
Le mode de paiement de la commande
À quoi sert un bon de commande ?
Le bon de commande pose les termes d’une transaction et les interlocuteurs principaux de celle-ci (en l’occurrence, le vendeur et l’acheteur).
Dans quelles situations faut-il produire un bon de commande ?
Avant la rédaction d’un contrat de vente, le bon de commande fixe les modalités auxquelles le vendeur et l’acheteur valident la transaction.
Pour des achats complexes ou des demandes récurrentes, un bon de commande peut permettre le suivi, par les équipes financières, de l’évolution des prix, des besoins, ou de la nature des produits ou services achetés. Tout ceci intervient avant paiement, ce qui permet d’anticiper et d’ajuster ces bons de commande avant même d’avoir à engager une sortie financière pour l’acheteur.
Bon pour accord
L'équipe financière a pour responsabilité, avec le manager, de faire coïncider les bons de commande et les budgets de chaque équipe. Une fois la dépense approuvée, le bon de commande passe en "approuvé" et/ou "bon pour accord".
Quelle valeur a un bon de commande ?
Le bon de commande a valeur juridique de contrat de vente, à partir du moment où les deux parties se sont engagées (le plus souvent par une simple signature) à honorer les termes d’une transaction.
Cette signature symbolise le consentement des deux parties. Avant cela, le bon de commande n’engage ni l’acheteur ni l’émetteur.
Comment les bons de commande facilitent-ils la gestion des équipes financières ?
La classification des bons de commande
On dénombre 4 types de bons de commande pouvant répondre aux demandes des départements achat :
1. Bons d’achat standards (SPO)
Les bons d’achat standards sont les plus utilisés et concernent la plupart des achats courants auxquels les équipes financières sont confrontées. Ces bons de commande peuvent être spontanés ou récurrents.
2. Commandes d’achat planifiées
On peut distinguer la commande d’achats planifiés du bon de commande standard en un seul point : sur ce type d’achat, la date de commande est encore inconnue. Les commandes d’achat planifiées entrent donc dans des démarches de prévisions, fixant les termes de la transaction avant même que celle-ci ne soit fixée dans le temps.
On peut également inclure dans cette catégorie les divers abonnements que l’acheteur pourrait avoir souscrit.
3. Commandes d’achat ouvertes (BPO)
Les commandes d’achat ouvertes sont des bons de commande plus libres dans les informations qu’ils contiennent. La quantité et le calendrier de livraison n’y sont pas renseignés. Seul le prix y est précisé, ainsi que les identités de l’acheteur et le bon pour accord.
Cette forme de bon de commande peut être utile lorsqu’il est possible de fixer un prix sans pour autant disposer d’information complémentaire. Cela permet aux équipes financières d’avoir une base de visibilité sur les dépenses à venir.
4. Commandes d’achat contractuelles (CPO)
Les commandes d’achat contractuelles servent le plus souvent à prévoir, sur le long terme, un achat qui a valeur de contrat de vente. Pour des prestations de services récurrents, les CPO pourront, dans le cadre d’un contrat avec un indépendant, permettre aux équipes financières de prévoir le budget nécessaire pour la réussite de la mission, avant que celle-ci ne débute.
Quelle différence entre un bon de commande et une confirmation de commande ?
Une simple confirmation de commande ne prend généralement pas de sens juridique, et sert plutôt à informer l’acheteur que sa commande a bien été prise en compte, le plus souvent à travers le numéro de la commande. Ce document peut en effet préciser les conditions de règlement et la date de livraison estimée d’un bien ou d’une prestation de service.
Les mentions obligatoires diffèrent également, puisque la confirmation de commande indiquera le plus souvent les modalités de paiement et le prix total, sans toutes les informations mentionnées ci-dessus.
Enfin bon de commande et la confirmation de commande sont à ne pas confondre avec le bon de livraison. Ce dernier fait état du succès de la livraison d’un bien ou d’une prestation de service. Permettant à l’émetteur de solliciter l’acheteur pour règlement.
Quelle différence entre un bon de commande et une facture ?
Le bon de commande confirme la réception d’une demande de bien ou de prestation de service. En revanche, une facture est un engagement à compensation pour ces mêmes biens et services.
Il va donc de soi qu’une facture suit généralement la réception et l’agrément d’un bon de commande. La facture est donc la conséquence de la commande.
Il peut arriver que le prix total de la transaction soit modifié en fonction de l’exercice de la mission, pour prendre en compte des heures supplémentaires, par exemple.
Est-ce que le bon de commande est un document obligatoire pour toute transaction ?
Le bon de commande peut permettre, dans le cas d’un audit, de fournir un type de document commercial supplémentaire pouvant étayer les dépenses ou les revenus d’une structure, tout en renseignant l’identité du destinataire. Le bon de commande est donc utile pour s’assurer des modalités d’un achat, pour le vendeur comme pour l’acheteur.
Le bon de commande n’est donc pas un document obligatoire.
À retenir cependant, après la signature d’un bon de commande, ce dernier a valeur de contrat de vente. On peut néanmoins mentionner que le délai de rétractation, de 14 jours, permet, avant la livraison, de revoir les termes de l’achat.
Bien que facultatif, le bon de commande peut fournir des informations pré-contractuelles précieuses, comme le numéro d’identification du vendeur. Ces diverses données peuvent ainsi être entrées dans un logiciel de facturation afin de faciliter votre gestion d’entreprise et ses dépenses.
Ajoutons à cela que la certification ISO 20400 vous permettent d'appliquer à ces process des standards plus responsables, suivant les critères ESG (environnemental, social et gouvernance).
)
)
)