Indemnité de grand déplacement

Qu’est-ce que l’indemnité de grand déplacement ?

Qu’il s’agisse de frais de repas, d’un petit déjeuner à l’hôtel, d’un déplacement professionnel à Paris ou de déplacements en outre-mer, tout voyage effectué dans le cadre de ses fonctions suppose des dépenses très diverses.

Entre le transport et les dépenses supplémentaires une fois sur place, toute mission se déroulant au-delà du périmètre du domicile du salarié impliquera un contact étroit avec la comptabilité pour assurer le suivi des indemnités de grand déplacement.

Ces déplacements et leurs modalités peuvent varier en fonction de l’entreprise et de la politique de dépenses. Néanmoins, le contrat de travail et la convention collective définissent déjà le cadre de ces remboursements et des frais professionnels qui s’y rattachent.

Comment les déclarer ? Quel est le cadre de remboursement des frais ? Sont-ils sujets à exonération de cotisations sociales ? Explications.

Sous quelles conditions solliciter l’indemnité de grand déplacement ?

À ne pas confondre avec les frais de transport (remboursés à 50% par l’employeur, concernant les transports en commun du quotidien), les frais de grand déplacement s’appliquent à partir du moment ou le lieu de résidence du salarié est situé à plus de 50 km du lieu de travail. La distance empêchant de rejoindre tous les jours son domicile. Les conditions qui s’y réfèrent sont les suivantes, soit :

• Comme dit plus haut, que le lieu de travail soit situé à plus de 50 km du domicile du salarié ;

• Un temps de transport en commun supérieur ou égal à 1h30 par trajet.

Si l’une de ces conditions est réunie, l’indemnisation de grand déplacement est ainsi justifiée, donnant lieu à un remboursement du salarié en cas de frais supplémentaires. En deçà de ces distances et temps de trajet, il est plutôt question de petits déplacements.

Pourquoi déclarer ses frais de grand déplacement ? Comme la plupart des frais professionnels, les indemnités de grand déplacement font l’objet d’une exonération de cotisations sociales correspondant au montant des indemnités forfaitaires.

Calculer son indemnité de grand déplacement

Les barèmes d’indemnités journalières régulent et vous renseignent sur les frais applicables à un grand déplacement. Ces barèmes changent en fonction de la destination, du pays et même de la région métropolitaine où pourrait se dérouler ce déplacement.

Les indemnités forfaitaires applicables aux déplacements professionnels

Se déplacer pour pouvoir accéder à un lieu de travail loin de son domicile mène le plus souvent à la déclaration de frais professionnels. Il est à noter cependant que le montant de l’indemnité varie en fonction de la destination et de la durée de la mission.

Dans le cas d’un grand déplacement sur le territoire métropolitain :

Dans le cas de déplacements en Outre-mer, les indemnités forfaitaires suivantes, exclues de l’assiette de cotisation, s’appliquent :

• 70€ de frais d’hébergement

• 17, 50€ par frais de repas

À noter que des indemnités forfaitaires spécifiques s’appliquent aux territoires de Nouvelle-Calédonie, de Wallis-et-Futuna et pour la Polynésie française :

• 21€ par repas

• 90€ par nuit comme frais d’hébergement

Lors d’un déplacement à l’étranger, la prise en charge des frais par l’entreprise ne se compte plus selon une somme précise mais en pourcentage des frais engagés. Cela a pour but de prendre en compte les taux de change et les variations des coûts de la vieen fonction des pays.

Le montant des indemnisations est plafonné par le taux de l’indemnité journalière. Toutefois, cette indemnisation est réduite selon les critères suivants :

• de 65 % si le salarié est logé gratuitement ;

• 17,5 % lorsque le salarié est nourri à l’un des repas ;

• 35 % lorsque le salarié est nourri aux deux repas.

Les limites d’exonération vont donc de pair avec la destination du déplacement professionnel, la durée de la mission, et le type de remboursement des frais. L’intégralité des montants des indemnités forfaitaires est consultable sur le site du ministère de l’Économie.

À qui s’adresser pour le remboursement des frais de grand déplacement ?

La présentation d’un justificatif au contact du salarié au sein de l’équipe financière est un préalable essentiel pour procéder à l’indemnisation des frais de grand déplacement.

Le justificatif permet ainsi à la comptabilité de s’appuyer sur les frais réels engagés par le salarié pendant ses horaires de travail. L’autre méthode consiste à rembourser le salarié sur la base d’une allocation forfaitaire. Qu’il s’agisse d’une méthode de remboursement ou d’une autre, les justificatifs restent de mise pour tout remboursement des frais.

Il convient donc de solliciter, lors d’une transaction, l’édition d’une facture pour faire passer la dépense en notes de frais.

Ces documents sont indispensables pour renseigner les dépenses à l’URSSAF et aux autorités financières, il faut donc être vigilant et systématiquement disposer d’une pièce justificative !

Déclarer ses frais professionnels en un seul geste

L’efficacité de la collecte des frais professionnels tient en grande partie à la qualité des processus financiers mis en place dans l’organisation. On évalue le plus souvent le niveau d’efficacité des services financiers d’une entreprise par l’aisance, la rapidité et la rigueur avec laquelle la DAF est en mesure de renseigner et de boucler les comptes.

Améliorer la gestion de ses frais professionnels et maîtriser ses dépenses

Si ce processus peut parfois sembler fastidieux, long et compliqué, quelques mesures simples peuvent changer la donne. En s’armant d’une plateforme 360° de gestion des dépenses, l’équipe comptable se trouve, une fois l’outil implémenté, dans une situation radicalement différente :

• Les justificatifs sont produits directement par le salarié au sein de l’application, à laquelle toute l’équipe comptable a accès ;

• Les dépenses et les budgets peuvent être suivis à travers des cartes dédiées (physiques, ou virtuelles, produites selon la dépense) ;

• La visibilité sur chaque centre de coût est renseignée à travers une interface de reporting claire et fiable ;

• Les ERPs peuvent ainsi être alimentés de données déjà formatées, qui ne requièrent aucune entrée manuelle.

Prendre en compte les indemnités de grands déplacements dans sa politique de dépenses

Ces quelques pistes pour améliorer la gestion des frais de grand déplacement constituent ainsi une base solide pour les directions financières souhaitant rationaliser et optimiser leurs dépenses du quotidien, y compris celles couvrant les déplacements professionnels.

C’est à ces besoins que répondent les politiques de déplacement professionnels que nous explorons sur notre blog, n’hésitez pas à aller le consulter pour approfondir le sujet !

Grâce à ces quelques ressources, toutes les petites dépenses réalisées lors de grands déplacements pourront être suivies et indemnisées plus rapidement, et plus efficacement, avec un risque d’erreur humaine largement diminué. Bon voyage !