Comment fonctionne une note de débours ?
L’entreprise ou le professionnel règle une dépense en lieu et place de son client et la consigne dans une note de débours, qui détaille les montants avancés. Lors de la facturation, ces frais sont remboursés par le client sans être soumis à la TVA ni intégrés au chiffre d’affaires de l’entreprise.
Un exemple concret : un avocat qui paie des frais de greffe pour son client avancera la somme et la refacturera ensuite sans marge ni TVA via une note de débours.
Différence entre débours et frais professionnels
Débours : Sommes avancées par le professionnel au nom du client, qui lui seront remboursées sans impact fiscal.
Frais professionnels : Charges engagées pour le fonctionnement de l’entreprise (déplacements, repas, fournitures), déductibles des impôts et soumises à la TVA.
Pourquoi utiliser une note de débours ?
Éviter d’augmenter son chiffre d’affaires : Les débours ne sont pas considérés comme du chiffre d’affaires et n’impactent pas le seuil de TVA.
Rendre les transactions plus transparentes : Une note de débours justifie clairement les frais avancés pour le compte du client.
Conformité fiscale : Elle permet de distinguer les dépenses réellement engagées pour un tiers des charges propres à l’entreprise.
Comment établir une note de débours ?
Conserver les justificatifs des dépenses engagées.
Émettre une note distincte de la facture principale, indiquant les montants précis et la nature des dépenses.
S’assurer du remboursement par le client, en joignant les justificatifs nécessaires.
Exemple de note de débours
| Date | Description | Montant (€) |
|---|---|---|
| 10/02/2025 | Frais d'enregistrement notarial | 250 € |
| 15/02/2025 | Paiement greffe tribunal | 180 € |
| Total | 430 € |
Ce montant sera refacturé au client sans TVA.
Enjeux comptables et fiscaux des notes de débours
Respecter les règles fiscales : Une erreur dans la gestion des débours peut entraîner des redressements fiscaux si les montants sont comptabilisés à tort comme des revenus.
Distinguer les débours des honoraires : Une confusion entre débours et frais professionnels peut fausser les déclarations comptables.
Assurer une traçabilité rigoureuse : La note de débours doit être accompagnée des justificatifs nécessaires en cas de contrôle.
Les outils pour gérer les notes de débours
De nombreux logiciels de comptabilité permettent d’automatiser la gestion des débours et d’émettre des notes conformes, notamment :
L’utilisation d’un logiciel permet d’optimiser la gestion des notes de débours, d’éviter les erreurs de déclaration et de fluidifier la relation client.
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