Qu'est-ce que l'océrisation
L'océrisation, ou reconnaissance optique de caractères (OCR), est un processus automatisé qui convertit des documents numérisés en fichiers texte exploitables. Cette technologie permet de transformer des images contenant du texte en données modifiables, facilitant ainsi leur traitement et leur gestion.
Fonctionnement de l'océrisation
Le processus d'océrisation se déroule en plusieurs étapes clés :
Numérisation du document : Le document papier est scanné ou photographié pour créer une image numérique.
Analyse de l'image : Le logiciel OCR identifie les zones contenant du texte et distingue les caractères des éléments graphiques.
Reconnaissance des caractères : Chaque caractère est comparé à une base de données de polices et de formes pour être identifié avec précision.
Conversion en texte éditable : Les caractères reconnus sont convertis en texte numérique, pouvant être exporté dans divers formats (Word, Excel, PDF, etc.).
Avantages de l'océrisation
L'océrisation offre plusieurs bénéfices significatifs :
Gain de temps : Elle élimine la nécessité de saisir manuellement le contenu des documents, accélérant ainsi le traitement des informations.
Réduction des erreurs : L'automatisation minimise les risques d'erreurs humaines lors de la transcription des données.
Recherche facilitée : Les documents océrisés deviennent consultables par mots-clés, simplifiant l'accès à l'information.
Archivage numérique : Les documents peuvent être stockés électroniquement, réduisant l'espace physique nécessaire et facilitant leur partage.
Applications de l'océrisation
L'océrisation est particulièrement utile dans divers domaines, notamment :
Comptabilité et finance : Pour le traitement automatisé des factures, notes de frais et autres documents financiers.
Gestion documentaire : Pour la numérisation et l'archivage de documents administratifs, juridiques ou médicaux.
Accessibilité : Pour convertir des textes imprimés en formats numériques accessibles aux personnes malvoyantes.
Limites de l'océrisation
Malgré ses avantages, l'océrisation présente certaines limitations :
Qualité de l'image : La précision dépend de la qualité du document numérisé ; des images floues ou de faible résolution peuvent entraîner des erreurs.
Complexité des documents : Les documents avec des mises en page complexes, des polices inhabituelles ou des écritures manuscrites peuvent poser des défis au logiciel OCR.
Les outils OCR à privilégier et comment les choisir
Cela va sans dire, de vos objectifs découlent les caractéristiques préférées de votre futur OCR. Ces fonctionnalités peuvent ainsi se décliner en 3 catégories :
Les OCR "simples", dont la seule tâche est de numériser et d'organiser votre documentation. On peut citer Adobe Acrobat pour un usage occasionnel ou Readiris 17 pour traiter des volumes.
Les OCR inclus dans des outils et fonctionnalités plus larges, comme celui intégré à Spendesk.
Les OCR faisant partie d'une suite d'outils modulaires, comme les ERP type Netsuite.
Vous souhaitez transformer vos dépenses professionnelles ?Obtenez un contrôle et une visibilité totale sur les dépenses de votre entreprise avec Spendesk.
Essayez-le
)
)
)