Wiederkehrende Rechnungen und Zahlungen

Software-Abonnements, Wartungsverträge, Strom und Büromiete … laufende Leistungen müssen in regelmäßigen Zeitabständen (meist monatlich) bezahlt werden. Dafür stellen Unternehmen wiederkehrende Rechnungen aus. Dabei lässt sich sowohl die Rechnungsstellung als auch die Zahlung von wiederkehrenden Rechnungen automatisieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie wiederkehrende Ausgangsrechnungen möglichst effizient selbst ausstellen und wiederkehrende Eingangsrechnungen mit minimalem Aufwand bei volller Kostenkontrolle begleichen.

Diese Anforderungen müssen wiederkehrende Rechnungen erfüllen

Ob wiederkehrend oder einmalig: Rechnungen müssen gewisse Pflichtangaben enthalten. Diese sind in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Eine Rechnung mit einem Rechnungsbetrag von über 250€ muss demnach die folgenden Angaben enthalten.

Fällt der Rechnungsbetrag unter die 250€-Grenze, gilt die Rechnung als Kleinbetragsrechnung und die kursiven Pflichtangaben entfallen.

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
Das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
Eine fortlaufende und einmal vergebene Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung (Rechnungspositionen)
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Das nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung oder Leistung sowie etwaige im Voraus vereinbarte Minderungen (z.B. Skonto oder Mengenrabatt)
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (bzw. im Fall einer Steuerbefreiung – beispielsweise als Kleinunternehmer – einen Hinweis auf diese)
Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Wiederkehrende Rechnungen werden so gut wie immer digital erstellt und verschickt. Daher müssen sie den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sowie die Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung nach den GoBD erfüllen. Mehr dazu finden Sie in diesem Beitrag.

Wiederkehrende Rechnungserstellung automatisieren

Wiederkehrende Rechnungen stellen in regelmäßigen Abständen die gleichen Produkte oder Leistungen in Rechnung und unterscheiden sich meist nur in:

Der Rechnungsnummer, die für jede Rechnung einmalig vergeben werden muss
Dem Rechnungsdatum sowie Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Je nach Art der Leistung auch im Leistungsumfang und Rechnungsbetrag, zum Beispiel bei Mobilfunkverträgen, die nach Minuten und / oder Datenvolumen abgerechnet werden

Oft bleibt abgesehen von Datum und Rechnungsnummer also alles identisch – Monat für Monat. Somit schreien wiederkehrende Rechnungen förmlich nach Automatisierung. Zahlreiche Rechnungsprogramme bieten die Möglichkeit, wiederkehrende Rechnungen nach einer Rechnungsvorlage automatisiert zu erstellen und sogar automatisch zu verschicken. Dabei müssen Sie lediglich Startdatum und Enddatum definieren.

Unternehmen, die auf einem Abo-Modell aufgebaut sind (z.B. SaaS-Anbieter), kommen um eine solche Lösung kaum herum.

Tipps zur Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen für kleine Unternehmen

Auch, wenn Sie nur hin und wieder oder für wenige Kunden Serienrechnungen erstellen müssen und nicht in ein zusätzliches Tool investieren wollen, gibt es ein paar Tricks zur Zeitersparnis:

Zeitliche Referenzen aus den Rechnungspositionen löschen (also nicht "Beratungsdienstleistung Mai", sondern nur "Beratungsdienstleistung")
Textbausteine zum Leistungszeitraum bei allen Rechnungen an derselben Stelle und im selben Format einfügen
Rechnungen an verschiedene Kunden am gleichen Tag des Monats erstellen und verschicken

Dieses Vorgehen ermöglicht eine serielle, wenn auch manuelle Rechnungserstellung für eher kleine Unternehmen.

Das Problem mit wiederkehrenden Zahlungen

(Software-)Abos sind schnell abgeschlossen und in der Regel relativ erschwinglich. Doch genau das kann zum Problem werden: Abos fliegen oft unterm Radar.

Ein Durchschnitts-Startup nutzt über 50 SaaS-Tools, die üblicherweise monatlich per Lastschrift oder Kreditkartenzahlung abgebucht werden – verteilt über sämtliche Abteilungen und Kostenstellen. Hinzu kommen LinkedIn-Premium-Accounts, Snack-Boxen und andere „Kleinigkeiten”. Ein paar hundert Euro hier und da fallen nicht unbedingt auf und laufen im Zweifelsfall auch dann weiter, wenn das Tool oder der Service längst nichtmehr genutzt wird.

Daher gilt es, wiederkehrende Zahlungen genau im Blick zu behalten, um überflüssige Ausgaben zu vermeiden.

Und selbst wenn jedes Abo, für das Firmengelder abgebucht werden, auch genutzt wird – die Buchhaltung steht bei jedem Monatsabschluss vor einer Mammutaufgabe, wenn wiederkehrende Eingangsrechnungen mühselig eingesammelt werden müssen.

Überblick und Kontrolle über wiederkehrende Zahlungen

In den folgenden zwei Schritten bekommen Sie Ihre wiederkehrenden Zahlungen in den Griff, bezahlen nie wieder für überflüssige Abos und entlasten die Buchhaltung:

1. Klare Zuweisung von Abos

Teilen Teams sich eine Kreditkarte, ist es schier unmöglich nachzuvollziehen, wer wann welche Abos abgeschlossen hat. Verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen, laufen Zahlungen auf eine gemeinsame Kreditkarte oft weiter. Hinzu kommt, dass Kreditkarten, auf die mehrere Mitarbeiter Zugriff haben, schneller verloren gehen, missbraucht werden und keine saubere Datenanalyse und Rückverfolgung von Zahlungen und Genehmigungen zulassen.

Die Lösung: Mitarbeitern werden pro Abo und wiederkehrender Zahlung virtuelle Karten zugeteilt – mit einem festen Budget, das durch einen nachvollziehbaren Genehmigungsprozess freigegeben wurde.

2. Automatisierte Rechnungsverwaltung

Abo-Rechnungen werden zwar automatisch erstellt und bezahlt, aber die zugehörige monatliche Rechnung lädt sich leider nicht von selbst in der Buchhaltungssoftware hoch. Dieser Prozess liegt – im Gegensatz zur Bezahlung – bei dem Mitarbeiter, in dessen Inbox die Rechnung landet.

Am Monatsende gehen deswegen Slack-Nachrichten und E-Mails zwischen Managern, Mitarbeitern und der Buchhaltung hin und her. Verzweifelt werden Rechnungen für den Monatsabschluss gesucht.

Die Lösung: Der Mitarbeiter, auf dessen Namen die virtuelle Kreditkarte für ein Abo ausgestellt ist, wird automatisch daran erinnert, die passende Rechnung hochzuladen. Die Buchhaltung muss so nicht mehr persönlich nachhaken.

Zusammenfassung

Wiederkehrende Rechnungen und Zahlungen machen vieles einfacher. Sie können automatisch erstellt, versendet und bezahlt werden. Doch genau hier liegt ein Stolperstein für Unternehmen, die viele Abos abschließen. Wer den Überblick über regelmäßige Zahlungen verliert, zahlt schnell für Leistungen, die eigentlich nicht mehr gebraucht werden.

Daher lohnt sich nicht nur zur Erstellung von Ausgangsrechnungen ein Tool. Auch wiederkehrende Eingangsrechnungen sollten entsprechend verwaltet und überwacht werden. Am besten klappt das mit Tools zum Ausgabenmanagement. Lernen Sie hier unsere Software zum Ausgabenmanagement kennen.