Gestion des dépenses en entreprise

Ce qu’on désigne couramment comme “dépenses professionnelles” correspond le plus souvent à des frais ponctuels, réglés par un collaborateur au nom de l’entreprise dont il fait partie. Cette dépense donne lieu à une note de frais, pouvant ensuite être transmise au service comptabilité.

Par contraste, les dépenses d’entreprise peuvent concerner tout un spectre de frais professionnels. L’entretien des locaux, la mise en place de matériels, l’obtention de matières premières ou encore les frais de sous-traitance, correspondent aux différents types de dépenses d’une entreprise, spontanées ou quotidiennes.

La gestion des dépenses est donc une activité très chronophage pour les DAF et les équipes financières. C’est pourquoi notre conviction est que les dépenses d’entreprises peuvent profiter d’un haut degré de dématérialisation. La gestion financière d’une entreprise peut ainsi être simplifiée et rationalisée.

Si vous souhaitez approfondir plus encore la question de la bonne gestion des dépenses professionnelles par la direction financière, notre guide complet. Qu’il s’agisse de gérer les charges fixes ou les charges variables, une gestion rationalisée et numérisée des dépenses de son entreprise est dorénavant un atout essentiel pour traiter le nombre - toujours croissant - de demandes.

En cela, la digitalisation peut constituer un levier clé pour atteindre un niveau d’efficacité et d’efficience financière accrues. Prenez pleinement parti des créations de cartes virtuelles, des fonctionnalités d’analyse et de reporting et des options d’automatisation.
Les petites entreprises comme les grandes peuvent enfin s’attaquer à l’enjeu majeur qu’est la digitalisation de la gestion des dépenses.

En mettant en place des processus de gestion des notes de frais et autres justificatifs, c’est déjà une partie importante du travail. Un logiciel de gestion comme Spendesk peut faire des frais professionnels une tâche mineure, pour permettre aux équipes finance de se concentrer sur leurs missions à haute valeur ajoutée.

Les dépenses professionnelles se manifestent sous des formes très diverses. Des justificatifs papier à des emails de confirmation d’achat, en passant par les différents frais récurrents, comme les frais de transport ou les abonnements, garder une trace et organiser tous ces frais est une mission à part entière.

C’est pourquoi, en s’aidant d’un logiciel de comptabilité comme Spendesk, les dépenses fixes comme les dépenses variables peuvent être ajustées, prises en compte et classées selon leur poste de dépense. Ce faisant, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent devenir les gardiens des bonnes pratiques, grâce à un outil rapide et simple d’usage.