Jahresabschluss: Definition, Ablauf & Tipps

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist ein zentrales Instrument im Rahmen der externen Rechnungslegung und muss als solches bestimmten rechtlichen Rechnungslegungsstandards genügen. Das Ziel besteht in erster Linie darin, den Unternehmenserfolg und die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens schwarz auf weiß abzubilden.

Dabei erfüllt der Jahresabschluss folgende Funktionen:

Informationsfunktion: Externe Stakeholder wie Investoren, Kreditgeber oder auch die Öffentlichkeit erhalten durch den Jahresabschluss eine transparente Informationsbasis über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.
Bewertungsfunktion: Auf Basis des Jahresabschlusses können Unternehmen bewertet werden, z. B. hinsichtlich ihrer Kreditwürdigkeit oder Investitionsattraktivität.
Dokumentationsfunktion: Der Jahresabschluss dient auch als historisches Dokument, das die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens über die Zeit hinweg festhält.
Kontrollfunktion: Durch den Jahresabschluss können Aktionäre und Aufsichtsorgane die Arbeit des Managements überprüfen und bewerten.

Wo ist der Jahresabschluss gesetzlich geregelt?

In Deutschland ist die Erstellung und der Inhalt der Jahresabschlussprüfung vor allem im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. Hierbei sind insbesondere die dritten und vierten Buches des HGB (§§ 238-335 HGB für Einzelkaufleute und §§ 242-335 HGB für Kapitalgesellschaften) relevant.

Diese Regelungen definieren den Aufbau und die Inhalte von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang sowie ggf. Lagebericht. Für kapitalmarktorientierte Unternehmen können zusätzlich die International Financial Reporting Standards (IFRS) relevant sein, wenn sie ihren Konzernabschluss nach diesen Standards aufstellen.

Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?

Alle Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (Buchführungspflicht), müssen einen Jahresabschluss erstellen. Daraus ergibt sich direkt die nächste Frage: Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

In Deutschland sind das laut Handelsrecht alle Gewerbetreibenden, Handelsgesellschaften, landwirtschaftliche Betriebe und Selbstständige (egal ob als juristische oder natürliche Person), die weder Freiberufler noch Kleinunternehmer sind. Dazu gehören insbesondere Kapital- und Personengesellschaften, also:

Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, GbR)
Kleine Kapitalgesellschaften (GmbHs, AG, UG)
Große Kapitalgesellschaften (GmbHs & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG)

Für Kleingewerbetreibende und Freiberufler:innen genügt eine einfache Gewinnermittlung, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Aufstellung des Jahresabschlusses ist nicht nötig.

Eine Befreiung gilt außerdem für Einzelkaufleute/ Einzelunternehmen, die an den Bilanzstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss haben.

Was sind die Bestandteile des Jahresabschlusses?

Ein typischer Jahresabschluss besteht aus folgenden Bestandteilen:

Bilanz nach GoB: Eine Gegenüberstellung von Aktiva (Vermögenswerten) und Passiva (Schulden und Eigenkapital) eines Unternehmens zu einem bestimmten Abschlussstichtag.
Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Hier wird der Erfolg eines Unternehmens innerhalb einer Periode dargestellt, indem Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden.
Anhang: Enthält zusätzliche Informationen und Erläuterungen zu den Posten der Bilanz und der GuV. Er gibt detaillierten Aufschluss über bestimmte Geschäftsvorfälle und beantwortet mögliche Fragen zur Rechnungslegung.
Lagebericht: Ein Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens, oft inklusive einer Prognose für die Zukunft und Informationen über Risiken und Chancen.

In manchen Rechtsräumen oder für bestimmte Unternehmensformen bzw. Größenklassen können weitere Bestandteile vorgeschrieben oder üblich sein, z. B. die Kapitalflussrechnung oder der Eigenkapitalspiegel.

Was ist der Ablauf zur Erstellung des Jahresabschlusses?

Beim Jahresabschluss werden alle finanziellen Vorgänge und Positionen eines Unternehmens am Ende eines Geschäftsjahres zusammengefasst und dokumentiert. Konkret umfasst dies:

Erfassen und Abgrenzen von Geschäftsvorfällen: Hierbei werden alle ausstehenden Rechnungen, Forderungen, Verbindlichkeiten und sonstigen Geschäftsvorfälle zum Stichtag des Jahresabschlusses berücksichtigt und entsprechend verbucht.
Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden: Vermögensgegenstände (z.B. Maschinen, Immobilien) und Schulden werden zum Bilanzstichtag bewertet. Dies kann zu Abschreibungen oder Wertberichtigungen führen.
Bildung von Rückstellungen: Für ungewisse Verbindlichkeiten oder drohende Verluste aus schwebenden Geschäften werden Rückstellungen gebildet.
Erstellung der Bilanz: Die Eröffnungsbilanz stellt Vermögenswerte (Aktiva) den Schulden und dem Eigenkapital (Passiva) gegenüber und ergibt die Bilanzsumme.
Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): In der GuV werden die Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres gegenübergestellt, um den Jahresüberschuss oder -verlust zu ermitteln.
Erstellung des Anhangs: Der Anhang erläutert und ergänzt die Posten der Bilanz und der GuV, um eine transparente und nachvollziehbare Darstellung der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens zu gewährleisten.
Erstellung des Lageberichts: Hier wird die wirtschaftliche Lage des Unternehmens beschrieben, oft inklusive einer Prognose für das kommende Geschäftsjahr.
Prüfung durch einen Wirtschaftsprüfer (sofern vorgeschrieben): Für bestimmte Unternehmensformen gilt eine externe Prüfungspflicht des Jahresabschlusses. Der Abschlussprüfer kontrolliert die Ordnungsmäßigkeit, die Richtigkeit des Jahresabschlusses und erstellt einen Prüfungsbericht.
Feststellung des Jahresabschlusses: In vielen Unternehmen wird der Jahresabschluss von der Geschäftsführung erstellt und muss anschließend von den Aufsichtsorganen (z.B. Aufsichtsrat) genehmigt oder festgestellt werden.
Übermittlung an das Finanzamt: Der Jahresabschluss wird elektronisch an das zuständige Finanzamt übermittelt.
Veröffentlichung und Offenlegung: Abhängig von der Rechtsform und Unternehmensgröße kann eine Offenlegungspflicht des Jahresabschlusses bestehen, z.B. im elektronischen Bundesanzeiger in Deutschland. Wer dazu verpflichtet ist, ist in den gesetzlichen Vorschriften des HGB festgelegt (§ 325 HGB).

Unsere Tipps zum Jahresabschluss

Wie der Name schon sagt: Der Jahresabschluss muss nur einmal jährlich erstellt werden. Und genau wie Weihnachten steht er irgendwie immer schneller vor der Tür als erwartet. Durch eine sorgfältige Planung, Organisation und regelmäßige Kommunikation kann die Erstellung des Jahresabschlusses – genau wie die Weihnachtsvorbereitungen – allerdings erheblich vereinfacht und optimiert werden.

Hier sind einige Schritte und Tipps, um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten:

Kontinuierliche Buchhaltung: Wenn Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig und korrekt führen, reduziert das den Aufwand am Geschäftsjahresende und vermeidet Überraschungen. Lesen Sie dazu unseren Artikel zur vorbereitenden Buchhaltung.

Einführung eines Buchhaltungssoftware-Systems: Moderne Software kann viele Aspekte des Jahresabschlusses automatisieren, Fehler reduzieren und zur Erleichterung des ganzen Prozessea führen. Diese Tools sollten moderne Unternehmen kennen .

Dokumente sammeln und sortieren: Halten Sie alle relevanten Belege, Rechnungen, Verträge und sonstige Geschäftsdokumente geordnet und griffbereit. Heutzutage bedeutet das für die meisten Unternehmen: digitalisieren Sie Ihre Buchhaltung.

Rückstellungen rechtzeitig prüfen: Überlegen Sie schon im Vorfeld, für welche potenziellen Verbindlichkeiten oder Risiken Rückstellungen zu bilden sind.

Fristen im Blick behalten: Notieren Sie sich relevante Termine und Fristen und stimmen Sie sich frühzeitig ab, um sicherzustellen, dass alle benötigten Informationen verfügbar sind.

Vorläufigen Abschluss erstellen: Ein vorläufiger Abschluss einige Monate vor dem eigentlichen Stichtag kann helfen, potenzielle Probleme zu identifizieren und frühzeitig zu beheben.

Checklisten verwenden: Erstellen Sie Checklisten für alle Schritte des Jahresabschlusses.

Rückblick und Jahresabschlussanalyse: Nach Abschluss des Jahresabschlusses gilt es, den Prozess zu reflektieren. Was lief gut? Wo gab es Probleme? Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um den Prozess im nächsten Jahr weiter zu optimieren.

Kommunikation: Halten Sie alle Stakeholder, insbesondere Geschäftsleitung und Aufsichtsorgane, über den Fortschritt und mögliche Herausforderungen auf dem Laufenden.

Fazit

Der Jahresabschluss ist ein essentielles Instrument im Finanzmanagement und in der externen Kommunikation eines Unternehmens. Er bietet nicht nur einen Überblick über die finanzielle Situation am Ende eines Geschäftsjahres, sondern dient auch als Basis für strategische Entscheidungen, Performancebewertungen und die Erfüllung von Informationspflichten.

Ein korrekter und transparenter Jahresabschluss stärkt das Vertrauen von Investoren, Kunden, Lieferanten und anderen Stakeholdern in ein Unternehmen.