Vorbereitende Buchhaltung

Die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung

Mit der Buchhaltung ist es wie beim Wohnungsputz. Wer nach dem Kochen die Oberflächen abwischt und nach dem Duschen die Glasflächen abzieht, hat beim wöchentlichen Reinemachen viel weniger Arbeit. Genauso profitieren Finanzteams, die im Alltag Belege direkt digitalisieren und sorgfältig zuordnen von weniger Stress beim Monatsabschluss, der Umsatzsteuervoranmeldung und der jährlichen Steuererklärung.

Dieses „zwischendurch schonmal aufräumen und vorsortieren” ist der Grundgedanke der vorbereitenden Buchhaltung.

Ohne ebendiese laufen Unternehmen Gefahr, dass nachgelagerte Prozesse sich verzögern. Fällt erst beim Monatsabschluss in DATEV auf, dass zahlreiche Belege fehlen, zieht das einen ganzen Rattenschwanz an Problemen nach sich. Außerdem steigen die Kosten für den Steuerberater, wenn Sie als Unternehmen Ihm ungeordnete Belege zuschicken, die er zunächst selbst den passenden Zahlungsein- und ausgängen zuordnen muss.

Damit das nicht passiert, werden in der vorbereiten Buchhaltung…

• alle Belege eingesammelt

• Belege digitalisiert

• Eingangsrechnungen geprüft

• Ausgangsrechnungen abgeglichen

• Belege Kontobewegungen sowie Kreditkartenabbuchungen zugeordnet

• fehlende Informationen erfasst

• bei fehlenden Belegen Eigenbelege erstellt

• ggf. Buchungen vorab kontiert (also Zahlungsein- und ausgänge einem Buchungskonto zugeordnet)

Wer muss die vorbereitende Buchhaltung durchführen?

Die vorbereitende Buchhaltung ist einfach nur der erste Schritt der Buchhaltung im Allgemeinen und somit für dieselben Unternehmen und Geschäftsleute verpflichtend, die zur Buchführung an sich verpflichtet sind. Das sind in Deutschland laut §238 HGB alle Gewerbetreibende, Handelsgesellschaften, landwirtschaftlichen Betriebe und Freiberufler.

Für Freiberufler und Kleinunternehmer sowie Gewerbetreibenden mit einem Jahresgewinn von unter 60.000€ und einem Jahresumsatz von unter 600.000€ reicht eine einfache Buchhaltung in Form einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Für die restlichen Gewerbetreibenden, Handelsgewerkschaften und Selbstständige, besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass Buchungen immer auf ein Konto und ein Gegenkonto gebucht werden müssen. Abgeschlossen wird die doppelte Buchführung ebenfalls zweifach: mit der Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) und der Bilanz.

Wie geht es nach der vorbereitenden Buchhaltung weiter?

Nachdem die vorbereitende Buchhaltung erledigt ist, werden die Daten entweder intern oder durch ein externes Steuerbüro weiterverarbeitet. Welche weiteren Buchhaltungsaufgaben sich anschließen, hängt von der Rechtsform eines Unternehmens ab. Für Aktiengesellschaften gibt es beispielsweise bestimmte Veröffentlichungspflichten, die für GmbHs keine Rolle spielen. Generell folgen auf die vorbereitende Buchhaltung aber folgende Schritte.

Monatliche Aufgaben:

• Periodengerechte Abgrenzung der Geschäftsvorfälle

• Erstellung der Monatsbilanz

• Erstellung des Monatsabschlusses inkl. von Monatsberichten

Quartalsweise kommen i.d.R. zusätzlich folgende Aufgaben hinzu:

• Berechnung der Umsatzsteuer und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt (für manche Unternehmen ist dieser Schritt monatlich Pflicht)

• Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und einer (verkürzten) Bilanz

• Erstellung von Quartalsberichten zu internen Zwecken

Und einmal jährlich muss die komplette Steuererklärung gemacht werden, dazu gehört:

• Erstellung des Jahresabschlusses (für Kapitalgesellschaften), inkl. Abschluss der Buchhaltung, Erstellung von Bilanz, GuV und Anhang

• ggf. Erstellung eines Lageberichts

• Einkommensteuererklärung (entweder als Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bei einfacher Buchführung oder Bilanz und GuV bei doppelter Buchführung)

• Umsatzsteuererklärung

Die vorbereitende Buchhaltung nebenbei erledigen dank Buchhaltungssoftware

Mittlerweile haben sich um DATEV, das in Deutschland quasi als Standardlösung für die Finanzbuchhaltung gesetzt ist, riesige Ökosysteme an vor- neben- und nachgelagerten Programmen entwickelt. Mit vorgelagerten Buchhaltungsprogrammen lassen sich Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung, die traditionell viel Zeit in Anspruch nahmen, weitestgehend automatisieren. Vorgelagert bedeutet, dass Buchhaltungsdaten vor der Verarbeitung in DATEV aufbereitet werden. Hier ein paar Beispiele:

• Buchhaltungssoftware erlaubt die Erstellung von Rechnungen, Quittungen und Mahnungen und gleicht – sofern sie mit Bankkonten verbunden ist – Zahlungseingänge mit offenen Posten ab und ordnet Belege automatisch den Kontobewegungen zu. Außerdem können die Debitoren (Kunden) in Debitorenkonten verwaltet werden.

• Auch Zahlungsausgänge werden erfasst und lassen sich Belegen zuordnen. Wenn ein Zahlungsausgang noch keinen zugeordneten Beleg hat, erinnert die Software ans Hochladen. Außerdem können Lieferanten und Dienstleister (Kreditoren) über Kreditorenkonten verwaltet werden.

• Buchhaltungssoftware kennt die Steuersätze und die gängigen Buchungskonten für verschiedene Kategorien von Einnahmen und Ausgaben. So können selbst Laien, die sich nicht so gut mit Kontierung auskennen wie Steuerfachleute, Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung erledigen.

• Mit Programmen zur Reisekostenabrechnung und dem Ausgabenmanagement können Mitarbeitende sich Ausgaben vorab genehmigen lassen und Belege per App hochladen. So sind die Genehmigungshistorie und alle relevanten Beleg für Spesen und andere Ausgaben an einem Ort gespeichert und für Finanzteams nachvollziehbar. Vergisst ein Mitarbeiter die Hochladen von Belegen, wird er automatisch erinnert.

• Tools zur Abonnement- und Zahlungsabwicklung verwalten SaaS-Produkte und Verkäufe über Online-Shops. Auch sie matchen Zahlungsbewegungen mit Belegen und verfolgen automatisch, wo Zahlungen überfällig sind und verschicken Zahlungserinnerungen und Mahnungen.

• Ab ein paar Mitarbeitenden lohnen sich Softwarelösungen für Lohnabrechnungen, die die Lohnbuchhaltung automatisieren. Davon ausgehend wird in der vorbereitenden Buchhaltung die Lohnsteuer berechnet.

Wie landet die vorbereitende Buchhaltung in DATEV?

Die meisten Buchhaltungstools werben mit DATEV-Schnittstellen. Auf den ersten Blick klingt das nach einer Integration, mit der Daten aus der vorbereitenden Buchhaltung per Mausklick zu DATEV übermittelt werden können. Leider ist es oft nicht so einfach.

Eine sogenannte DATEV-Schnittstelle meint häufig nur einen einfachen Export aus dem Drittanbieter-Tool und ein Import in DATEV. Das Problem dabei: Belege hängen nicht an den jeweiligen Buchungssätzen und müssen in einem zusätzlichen Schritt erneut mit der passenden Buchung verknüpft werden. Die vorbereitende Buchhaltung hat also nichts gebraucht und muss vom Steuerberater nochmal erledigt werden. Achten Sie bei der Auswahl von Vorerfassungssystemen daher darauf, dass die Integration von Buchungen und Belegen mindestens auf der DATEV-Schnittstelle „Rechnungsdatenservice 1.0“ basiert. 

Fazit

Mit der passenden Buchhaltungssoftware können auch kleine Startup-Teams den Großteil ihrer Buchhaltungsaufgaben selbst erledigen. Damit entfallen die nicht zu verachtenden Steuerberaterkosten für die vorbereitende Buchhaltung. Aber das selbst Erledigen hat noch einen Vorteil:

Junge Teams setzen sich von Anfang an genau mit ihren Zahlen auseinander. Dabei geht es nicht darum, zum absoluten FiBu-Experten zu werden. Immerhin machen es gute Lösungen sehr leicht, Zahlungen richtig zu verbuchen und Voranmeldungen and Finanzamt zu übermitteln. Vielmehr sollten Gründer und Gründerinnen ein Gefühl für die Finanzen ihres Unternehmens bekommen und Themen inhaltlich kennen.

Das Geld für Steuerberater ist besser in Beratungsdienstleistungen investiert als in repetitive Aufgaben wie die der vorbereitenden Buchhaltung, die sich zu großen Teilen automatisieren lassen.